Tải bản đầy đủ
3 Chọn bạn hàng , chọn thị trường.

3 Chọn bạn hàng , chọn thị trường.

Tải bản đầy đủ

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

Tổng hợp nội dung giao dịch của công ty với các đối tác là Malayxia ,Nga và
Trung Quốc.
Bảng 2.5 .Nội dung các đơn đặt hàng
Nội dung

Đối tác nước ngoài

giao dịch

Công ty Berms Ltd

Công ty MTC Ltd

Công ty TETRACY

Tên hàng

Gạo trắng Việt Nam

Gạo trắng Việt Nam.

Gạo trắng Việt Nam

Số lượng

120.000 tấn

150.000 tấn.

150.000 tấn

- Tấm: 15%.

- Tấm: 15%.

- Tấm: 15%.

- Thủy phần: 14%.

- Thủy phần: 14%.

- Thủy phần: 14%.

- Tạp chất : 0.4 %.

- Tạp chất : 0.4%.

- Tạp chất : 0.4%.

- 405 USD/ tấn

- 410 USD/ tấn.

Quy

cách

phẩm chất

Giá và điều - 410 USD /tấn
kiện

giao - FOB An Giang, Việt - FOB An Giang, Việt - FOB An Giang, Việt

hàng

Nam (Incoterm 2010)

Thời

Nam (Incoterm 2010)

Nam (Incoterm 2010)

hạn 45 ngày sau khi nhận 45 ngày sau khi nhận 45 ngày sau khi nhận

giao hàng

được L/C

được L/C

được L/C

Phương

L/C thanh toán ngay L/C thanh toán ngay . L/C thanh toán ngay

thức thanh có thể chuyển nhượng có thể chuyển nhượng có thể chuyển nhượng
toán

không hủy ngang

không hủy ngang

không hủy ngang

Theo bảng tóm tắt nội dung cho thấy công ty ở Trung Quốc có lợi ích hơn hẳn
so với hai công ty còn lại cả về mặt số lượng và đơn giá, phù hợp với kế hoạch phát
triển, các chỉ tiêu đề ra của công ty. Với số lượng hàng như vậy công ty có thể đáp ứng
đủ nhu cầu của khách hàng.Đồng thời dựa trên tình hình thực tế Trung Quốc đang là
một thị trường đầy tiềm năng.Sự mở rộng thị trường này sẽ tạo ra nhiều cơ hội mới
cho công ty.

Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

43

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

Từ những số liệu phân tích trên đây công ty cổ phần xuất nhập khẩu An Giang
quyết định chọn công ty TETRACY của Trung Quốc và kí hợp đồng mua bán gạo với
công ty này.
3.3.3.Gửi thư chấp nhận tới công ty TETRACY của Trung Quốc
AN GIANG IMPORT- EXPORT COMPANYTETRACY Co
Address: 1 Ngo Gia Tu, My Long ward
178/52-55 Soy Chokchaijong
Long Xuyen city,An Giang Province, Viet Nam.
Tel : 84-(0)076-3842625

Shanghai, China.

Tel : 0079.84707222

Fax : 84-(0)076-384.32.39Fax : 0079.847072 22
acceptance
Dear sir,
We have received your order and very pleasure that you agreed with all our
request about the goods with their commodity, the quantity, the price, the quality, time
of shipment and the payment.
Please send us your confirmation.
Yours faithfully,
Director.

Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

44

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

3.3.4 Thư chấp nhận của công ty cổ phần xuất nhập khẩu An Giang
TETRACY CoAN GIANG IMPORT- EXPORT COMPANY
178/52-55 Soy Chokchaijong
Shanghai, China.
Tel : 0079.84707222
Fax : 0079.847072 22

Address: 1 Ngo Gia Tu, My Long ward
Long Xuyen city,An Giang Province, Viet Nam.
Tel : 84-(0)076-3842625
Fax : 84-(0)076-384.32.39
Confirmation

Dear sir,
We are very happy to have dealing with you. We send this conformation to
ensure that we agree with all the iterms you gave in your offer.
Please send me a sighed contract as soon as possible.
Yours faithfully,
Director.

Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

45

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

3.4.Tổ chức giao dịch ký hợp đồng
3.4.1.Hình thức giao dịch.
Trong quá trình tiến hàng giao dịch với khách hàng, công ty đã quyết định chọn hình
thức giao dịch bằng thư tín, đây được coi là phương thức giao dịch được sử dụng phổ
biến rộng rãi nhất trong mỗi hoạt động giao dịch hiện nay, đặc biệt là đối với hoạt
động xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như trao đổi thương mại, dịch vụ.
Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ. Ngay sau khi hai bên đã có điều kiện
gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải thông qua thư tín thương mại.
So với việc gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí.
Hơn nữa trong cùng một lúc, lại có thể giao dịch trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều
nước khác nhau. Người viết thư tín có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến
nhiều người và có thể khéo léo giấu ý kiến thực sự của mình.
Nhưng việc giao dịch qua thư tín thường đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội
mua bán tốt sẽ trôi qua. Việc sử dụng điện tín khắc phục được phần nào nhược điểm
này. Với một đối phương khéo léo, già dặn thì việc phán đoán ý đồ của họ qua lời lẽ
trong thư là một việc rất khó khăn. Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán phải
luôn luôn nhớ rằng thư từ là sứ giả của mình đến với khách hàng, người ta sẽ phê
phán, đánh giá mình qua những thư từ mình gửi đến. Bởi vậy cần phải lưu ý hết sức
việc viết thư, gửi thư... Những nhà kinh doanh lâu năm nhận thấy giao dịch bằng thư
tín phải đảm bảo những yêu cầu : lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn.
Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo. Trên tiêu đề in rõ ràng và đầy đủ : tên, địa
chỉ, số điện thoại, địa chỉ, điện tín...của đơn vị. Thư chỉ viết trên một mặt giấy. Mỗi thư
chỉ nên đề cập một vấn đề kinh doanh. Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mức, phù hợp
với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh
cầu kỳ. Xu hướng hiện nay là viết ngắn gọn, rõ ràng. Thứ tiếng dùng viết thư nên là
thứ tiếng khách quen dùng, như vậy dễ gây thiện cảm và dễ thu hút sự chú ý của
khách.
Nội dung của thư thương mại bao giờ cũng hết sức chính xác. Tránh những sự hiểu
lầm do trình bày không rõ ràng, không khúc triết hoặc do sử dụng từ ngữ không chính
xác. Mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ, nhưng không rườm rà. Cần nhớ rằng mỗi nước có
một cách hiểu khác nhau về từng vấn đề liên quan đến buôn bán như đơn vị đo lường,
Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

46

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

cách trả tiền, sự phân chia chi phí trong quan hệ bốc dỡ... bởi thế khi đề cập đến mỗi
vấn đề, cần phải thật chi tiết, cụ thể, rõ ràng về quan niệm của mình hoặc những yêu
cầu của mình nêu ra. Không bao giờ nên nghĩ chắc rằng đối phương cũng hiểu vấn đề
này theo cách mình hiểu.
Sự khẩn trương trong trao đổi thư tín cần được chú ý thích đáng. Tất cả mọi thư tín
gửi đến đều phải được trả lời một cách nhanh chóng dù rằng mình chưa có cơ hội bán
hàng. Việc trì hoãn trả lời, thậm chí quên không trả lời thư của khách hàng sẽ gây ấn
tượng xấu. Một nhà kinh doanh tốt bao giờ cũng cố gắng mở rộng quan hệ với nhiều
khách hàng.
Trong giao dịch bằng thư tín đức tính kiên nhẫn là cần thiết. Kiên nhẫn trả lời khách
hàng về mọi vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp và quan
hệ trong thời gian dài. Kinh nghiệm cho thấy rằng, khi lựa chọn, những khách hàng
quen biết, có giao dịch thư từ trước đó, được ưu tiên hơn những khách hàng mới xuất
hiện lần đầu.
3.4.2.Lập hợp đồng
Contract for the purchase
And sale of rice.
No: NH 2014.16.19.VN1
Date: May, 20th,2014
BetweenTETRACY Co
Address : 178/52-55 Soy Chokchaijong, Shanghai, China
Tel : 0079.84707222
Fax : 0079.847072 22
Hereinafter called the buyer.
And

: AN GIANG IMPORT- EXPORT COMPANY

Address : 1, Ngô Gia Tự, Mỹ Long ward,Long Xuyên city , An Giang

province,

Viet Nam.
Tel : 84-(0)076-3842625
Fax : 84-(0)076-384.32.39
Hereinafter called the seller.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

47

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

It has been mutually agreed to the sale and purchase of rice on the terms and
conditions as follows:
Article 1: Description of goods.
1. Commodity : Vietnamese white rice.
2. Quality:
- Brokens: 15% max.
- Moisture: 14%.
- Foreign matter: 0.4%.
3. Quantity: 150,000 MT (more or less 5%) at seller’s option.
Article 2: Price.
- Unit price: USD 410/MT FOB An Giang port, Viet Nam
(Incoterm 2010).
- Total: about USD 61.500.000
These prices are understood FOB An Giang, Viet Nam as per Incoterms 2010,
packing charges included.
a, Dunnage, bamboomat for Shipowner’s/ Buyer’s account.
b, Shore tally to be at Seller’s account.
c, Vessel’s tally to be at Buyer’s/ Shipowner’s account.
d, All export duties, taxes, levied in the country of origin to be at Seller’s
account.
e, All import duties, taxes, levied in the country of destination and outside Viet
Nam shall be for Buyer’s account.
Article 3: Time of shipment:
a, Shipment shall be made during the period of June to July 2014 and 45 days
after receiving L/C.
b, Shipment shall be made by vessels of about 20,000 tons, unless otherwise
separately agreed.
c, Port of loading: An Giang port- Viet Nam.
Port of discharge: Shanghai, China
Article 4: Packing:
Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

48

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

Rice to be packed in single new jute bags of 50 kgs net each, about 50,6 kgs
gross each, hand- sewn at mouth with jute twine thread suitable for rough handing and
sea transportation. The Seller will supply 0,2% of new jute bags free of charge out of
quantity of bags shipped.
Article 5: Insurance:
To be arranged by the Buyer.
Article 6: Inspection and fumigation:
a, The certificate of quanlity, weight and packing issued by Vinacontrolat
loading port to be final and for Seller’s account.
b, Fumigation to be effected on board the vessel after completion of loading
with expenses to be at Sller’s account; but expenses for crew on shore during the
fumigation period including transportation, accommodation and meals at hotel for
Ship owner’s account.
c, Time for fumigation not to count as laytime.
Article 7: Loading terms:
a, Buyer shall advise vessel’s ETA and its particulars 15 days and Captain shall
inform vessel’s ETA, quantity to be loaded and other necessary imformation 72/48/24
hours before the vessel’s arrival at loading port.
b, Laytime to commence at 1. pm if N.O.R. given before noon and at 8. am next
working day if N.O.R. given in the afternoon during office hours.
In case, vessel waiting for berth due to congestion, time commence to count 72
hours after N.O.R. submited.
c, Loading rate: 1500 MT per weather working day of 24 consecutive hours,
Sundays, holidays excepted even if used, based on the use of at least four to five
normal working hatches/ holds and all cranes/ derricks and winches available in good
order, if less then prorata.
d, Seller shall arrange one safe port for the vessel of 20,000 MT capacity to load
the cargo.
e, Time between 17. pm on Saturday and the day preceeding a holiday until 8.
am next working day not to count as laytime even if used.

Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

49

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

f, Before submitting N.O.R., the vessel must be in free pratique. Immediately
after vessel at berth, captain shall request Vinacontrol to inspect the hatches/ holds and
issue a certificate certifying the hatches/ holds are clean, dry, free from harmful factors
and suitable for food loading with such expenses to be at ship owner’s account and
time not to count as laytime.
g, Demurrage/ despatch if any, to be as per C/P rate: but maximum 4,000/2,000
USD per day or prorata and to be settled directly between Seller and Buyer within 90
days after B/L date.
h, For the purpose of obtaining Shipping Documents such as:
- Commercial invoices.
- Certificate of quanlity, weight and packing.
- Certificate of origin.
The responsible party shall Cable/ Telex/ Fax advaising shipment particulars
within 24 hours after completion of loading.
In order for the Buyer to obtain insurance, a bill of lading shall be issued
immediately after completion of loading and before fumigation and provided
immediately to the Buyer.
i, In case, cargo is ready for shipment as scheduled in this contract, but Buyer
fails to nominate the vessel to load, then all risk, damage, and associated expenses for
cargo to be borne by the Buyer based on the Seller’s actual claim. In the even no cargo
is available to be loaded on nominated vessel at loading port, then dead freight to be
paid by Seller based on Buyer’s actual claim and the Buyer will submit the following
documents to Viettinbank for receiving P.B( time counted: 20-25 days from L/C
opening date):
- N.O.R. with Seller’s signature,
- Report signed by the Captain and the Seller confirming that the vessel has
already arrived at the port to receive the cargo but the Seller has no cargo to load.
- Viettinbank’s confirmation.
Article 8: Payment:
a, After signing the contract, the Buyer or the Buyer’s nominee or other nominee
will telex asking the Seller to open P.B. of 1% of total L/C amount at Vietcombank
Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

50

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

Hanoi within 2 days thereof the Seller shall open P.B. and inform the Buyer, then 4
days after receiving Viettinbank’s confirmation, the Buyer will open a telegraphic,
irrevocable and confirmed L/C which is in conformity with this contract by an
internetional first class bank at sight with T.T.R. acceptable for 100,000 MT in favour
of Vinafood Hanoi through the Bank for Foreign Trade of Viet Nam.
For 50,000 MT the Buyer or Buyer’s nominee will open a telegraphic,
irrevocable and transferable at sight L/C which is in conformity with this contract with
T.T.R acceptable. In case, the Seller requests the confirmation of L/C, the L/C will be
confirmed for Seller’s account.
In the

even that the Buyer fails to open an L/C 4 days after receiving

confirmation from Viettinbank then the Seller shall collect P.B. from the Vietcombank
and then the contract is automatically cancelled.
The Seller will collect the P.B. against presentation of shipping documents at
Viettinbank.
b, Presentation of the following documents to the Bank for Foreign Trade of
Viet Nam, payable within 3-5 banking days after receipt of the telex from Viettinbank
certifying that documents have checked in conformity with the L/C terms:
- Full set of “Clean on board” B/L in three originals marked “Freight to collect”.
- Commercial invoice in three folds.
- Certificates of quanlity, weight and packing issued by Vinacontrol to be final at
loading port in six folds.
- Certificates of origin issued by Viet Nam Chamber of Commerce in six folds.
- Certificates of fumigation issued by the Competent authority of Viet Nam in
six folds.
- Phytoranitary certificate issued by the Competent authority of Viet Nam in six
folds.
- Cable/ telex/ fax advising shipment particulars within 24 hours after
completion of loading.
Article 9: Force majeure:
The contracting parties are not responsible for the non-performance of any
contract obligation in case of usually recognized force majeure.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

51

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

As soon as occured the condition under which force majeure has been invoked,
i.e. extra ordinary, un-foreseenable and irresistible event, a cable should be sent to the
other for information.
A certificate of Force majeure issued by the competent Government Authorities
will be sent to the other party within 7 days.
As soon as the condition under which force majeure has been invoked has been
ceased to esist, this contract will enter immediately into force.
Article 10: Arbitration:
Any disputes arising out from this contract, if the two parties cannot reach an
amicable arrangement for them, must be refered to arbitration. Arbitration to be held in
the country of the defending party. A wards by arbitration to be final and binding both
parties. All charges relating to arbitrations to be born by the losing party.
Article 11: Other terms:
Any amendment of the terms and conditions of this contract must be agreed to
by both sides in writing.
This contract is made in 06 originals in the English Language, three for each
party.
This contract is subject to the Buyer’s final confirmation by telex.
Done in An Giang, on 20th May,2014.
FOR THE SELLER

FOR THE BUYER

Director

Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

Director

52

Đồ án Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại Thương

GVHD : Phạm Thị Phương Mai

3.4.3 . Tổ chức thực hiện hợp đồng
3.4.3.1- Sơ đồ tổ chức các quy trình thực hiện hợp đồng

3.4.3.2. Chi tiết các quy trình thực hiện hợp đồng.
a. Kiểm tra xác nhận thanh toán
Gần đến hạn giao hàng công ty phải giục mở L/C, bước này được thực hiện nhằm
mục đích đảm bảo chắc chắn sẽ nhận được tiền hàng từ phía người nhập khẩu. Khi
bên đối tác mở L/C cần kiểm tra L/C với những nội dung sau:
− Đối chiếu những quy định trong hợp đồng với các quy định trong L/C xem có
phù hợp không, nếu không phù hợp thì yêu cầu bên mua sửa lại cho đúng.
− Loại L/C mà bên mua mở có đúng là loại L/C thanh toán ngay có thể chuyển
nhượng không huỷ ngang hay không.
− Ngân hàng mở L/C tại nước nhập khẩu, Ngân hàng trả tiền hoặc Ngân hàng xác
nhận phải có quan hệ với ngân hàng VIETINBANK
− Số tiền của L/C có đủ61.500.000 USD để thanh toán lô hàng hay không, nếu
không thì yêu cầu bên mua sửa lại cho đủ.
− Thời hạn giao hàng và thời hạn hiệu lực của L/C có phù hợp với nhau không,
thời hạn của L/C có đủ để bên bán luân chuyển chứng từ hay không, nếu không
thì yêu cầu Bên mua gia hạn thêm cho L/C.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thúy Hiên – Mã SV :43895
Lớp
: KTN52 – ĐH2

53