Tải bản đầy đủ
a) Kế toán DT bán hàng

a) Kế toán DT bán hàng

Tải bản đầy đủ

Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận khi kế toán lập Hóa
đơn bán hàng (sau khi kế toán kho xuất hàng và hoàn thành Phiếu xuất
kho) hoặc giao hàng cho khách hàng và được khách hàng trả tiền hay chập
nhận thanh toán.
Các nghiệp vụ bán hàng đều thông qua TK 131- Phải thu khách
hàng, dù là thu tiền nay hay thu tiền trả chậm để phục vụ cho việc theo dõi
công nợ về sau. Nếu là khách hàng đã có danh mục khách hàng thì vẫn theo
dõi tiếp, nếu là khách hàng mới thì KT công nợ (KT kinh doanh) vào danh
sách khách hàng, nhấn F4 để thêm mới mã khách hàng, nhà cung cấp.
Hình 2. 3: Mã khách hàng, nhà cung cấp

Hình 2. 4: Thêm mới khách hàng, nhà cung cấp

42

* Trình tự kế toán doanh thu:
- Phòng kinh doanh sau khi thỏa thuận với khách hàng sẽ tiến hành
lập đơn đặt hàng. Tùy theo mức độ tin cậy và khối lượng đặt hàng, khách
hàng sẽ phải đặt cọc tiền hàng theo các mức khác nhau (từ 10% đến 100%
giá trị đơn hàng, tùy theo hợp đồng ký kết hay thỏa thuận lúc đặt hàng).
Trong phân hệ nghiệp vụ “KT tiền mặt, tiền ngân hàng”, nếu khách hàng
đặt cọc bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ nhận tiền và lập phiếu thu; nếu khách
hàng chuyển tiền vào TK, thủ quỹ sẽ kiểm tra xem tiền đã “nổi” trên TK
ngân hàng của công ty chưa để hạch toán.
Sau khi đơn đặt hàng được kí duyệt, nhân viên kinh doanh xem
xét hàng hóa trong kho, nếu thiếu thì liên hệ với nhà cung cấp, đặt mua
khối lượng hàng hóa thích hợp. Sau khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên
kinh doanh lấy số liệu thực tế, thông báo cho khách hàng .
Căn cứ vào đơn đặt hàng và số lượng hàng sẽ chuyển đã xác nhận với
bên mua, nhân viên kinh doanh viết phiếu đề nghị viết HĐ GTGT gửi lên
phòng KT. KT căn cứ vào đó, tiến hàng viết HĐ GTGT gồm 3 liên như sau:
- Liên 1 (liên gốc): Lưu tại quyển HĐ gốc do phòng KT giữ để theo dõi.
- Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ KT
43

tại đơn vị mua.
- Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ KT.
Đồng thời, KT căn cứ vào HĐ, nhập dữ liệu vào phần mềm KT
(phân hệ KT bán hàng), in phiếu xuất kho thành 3 liên:
- Liên 1: Giao cho kế toán kho (kế toán nội bộ) giữ.
- Liên 2: Giao cho khách hàng hoặc người vận chuyển.
- Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ KT.
Sau khi KT kí vào HĐ GTGT và phiếu xuất kho, nhân viên kinh
doanh chuyển chứng từ trên xuống kho. Kế toán kho kiểm tra chứng từ kí
nhận và làm thủ tục xuất kho. Sau đó, phòng KT và phòng kinh doanh tổ
chức dùng xe to hoặc nhỏ để chuyển hàng từ kho đến cho khách hàng hoặc
thông báo cho khách hàng đến kho để nhận hàng. Sau khi nhận hàng, khách
hàng kí nhận vào HĐ bán hàng và nhận liên 2 của HĐ.
Hình 2. 5: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng

44

45

Dựa trên HĐ, KT nhập dữ liệu vào phần mềm bằng các thao tác sau:
Từ màn hình destop, click chuột vào biểu tượng phần mềm KT SAS.
Sau khi đăng nhập, xuất hiện giao diện phần mềm KT SAS, KT vào phân
hệ nghiệp vụ “Kế toán bán hàng” sau đó vào mục “Cập nhật số liệu” sau
đó sẽ xuất hiện màn hình “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” với các
dữ liệu đã nhập trước đó, kế toán chọn Mới để giao diện Hóa đơn bán hàng
hiện lên để nhập liệu.
Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có các thông tin sau:
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Mã khách: là mã của khách hàng, khi nhập mã khách thì tên khách
hàng tự hiện lên.
- Địa chỉ và mã số thuế (MST): tự động hiện lên khi nhập mã khách
Ví dụ: Nhập mã KH058, tên khách hàng hiện lên là CTY CP Dược
phẩm Yên Thủy. Sau đó ấn Enter thì máy tự động cập nhật địa chỉ công ty
là: Khu 11, Thị Trấn Hàng Trạm, huyện Yên Thủy, Tỉnh Hòa Bình và MST
5400223345.
- Diễn giải: thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ hoặc cho chứng từ.
Ví dụ: Ở nghiệp vụ trên thì phần diễn giải là “xuất bán”
- Mã nx(tk Nợ): Nhập mã tài khoản nợ đối với nghiệp vụ bán hàng xảy
ra. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì ghi TK 111; nếu khách
hàng thanh toán bằng séc thì ghi TK 112; nếu khách hàng mua chịu thì ghi
TK 131.
Ví dụ: Do khách hàng mua chịu nên kế toán nhập TK 131
- Bộ phận kinh doanh: có thể nhập hoặc không khi nhập vào phần mềm.
- Nhóm hàng: tên nhóm hàng sẽ được ghi trên bảng kê hóa đơn GTGT
hàng hóa, dịch vụ bán ra (có thể nhập hoặc không).
- Số hóa đơn: kế toán nhập số hóa đơn GTGT vào máy.
Ví dụ: ở nghiệp vụ này là 000062
- Số seri: kế toán nhập vào
Ví dụ: ở nghiệp vụ này là MV/13P
- Ngày hạch toán: kế toán nhập ngày hạch toán vào.
Ví dụ: ngày 31/12/2013
- Tỷ giá: kế toán nhập tỷ giá vào nếu là nghiệp vụ bán hàng nội địa thì
tỷ giá nhập là 1, máy sẽ hiện lên là 1.00
Phần chi tiết các mặt hàng:
46

- Mã hàng: kế toán ghi vào ô này mã hàng mà công ty nhập về.
- Tên hàng: Khi nhập mã hàng ấn Enter thì máy tự động cập nhật tên hàng.
Ví dụ: Khi nhập mã hàng là T116 thì máy hiện lên ở ô tên hàng là
Injectam-s
- Đvt: khi tên hàng xuất hiện xong ấn Enter thì máy tự động cập nhật Đvt.
Ví dụ: ở nghiệp vụ trên là ống
- Mã kho: kế toán nhập mã kho (nếu có).
- Số lượng: kế toán nhập số lượng thuốc thực xuất ghi trên hóa đơn
vào máy.
Ví dụ: ở nghiệp vụ này công ty xuất bán 6000
- Giá bán: kế toán ghi vào.
Ví dụ: ở nghiệp vụ này giá là 12 179,04
- Thành tiền : ấn Enter thì con trỏ nhảy sang cột thành tiền, lúc này
máy sẽ hiệ lên số tiền, việc tính thành tiền máy sẽ tự động tính.
Ví dụ: cột thành tiền hiện lên là: 73 074 240
- Mục tài khoản doanh thu: kế toán sẽ ghi tên tài khoản sẽ ghi có theo
định khoản.
Ví dụ: nhập 5111 máy sẽ hiểu là ghi có TK 5111
- Mục tài khoản hàng tồn kho: kế toán sẽ ghi tên tài khoản sẽ ghi có
theo định khoản .
Ví dụ: nhập 156 máy sẽ tự hiểu là ghi có TK 156
- Mục tài khoản giá vốn: kế toán sẽ ghi tên tài khoản sẽ ghi nợ theo
định khoản.
VÍ dụ: nhập 632 máy sẽ tự hiểu là ghi nợ TK 632
- Tài khoản chiết khấu: nhập tên tài khoản (nếu có chiết khấu bán hàng)
Phần nhập thuế và tính tổng của hóa đơn
- Số lượng: máy tự cập nhật số lượng xuất bán đã nhập ở trên.
Ví dụ: cập nhật là 6000
- Tiền vốn: số tiền tự động cập nhật nếu cài trước.
- Tiền hàng: máy tự động hiện tiền hàng như đã tính ở cột thành tiền.
- Mã thuế suất GTGT: kế toán nhập mã thuế vào. Nếu mã thuế là 5 thì
máy sẽ hiện lên bên cạnh là 5.00%
Ví dụ: thuế của thuốc xuất bán là 5%, kế toán nhập 5 thì bên cạnh mục
mã thuế hiện lên là 5.00%
- Tk thuế: kế toán thực hiện định khoản và nhập vào máy phần trước
dấu “/” kế toán ghi tài khoản nợ 1331; phần sau dấu “/” kế toán ghi tài
khoản có 33311

47

- Tiền thuế: sau khi nhập xong tên tài khoản thuế ấn Enter thì con trỏ
nhảy sang mục tiền thuế. Máy tự động hiện số tiền thuế.
Ví dụ: Số tiền thuế hiện lên là 3 653 712 (73 074 240 ×5%)
- Tổng thanh toán (Tổng TT): ấn phím Enter thì số tiền ở mục Tổng
TT sẽ tự động hiện lên.
Ví dụ: Tồng TT trong trường hợp này hiện lên là: 76 727 952
Sau khi nhập dữ liệu như trên, ta được màn hình nhập liệu Hình 2.5:
Màn hình nhập liệu “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”- bán hàng
chưa thu tiền).
Sau đó chọn “Lưu”

48

Hình 2. 6: Màn hình nhập liêu “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”

Nếu muốn chỉnh sửa chọn “Sửa”
Nếu muốn in thì chọn “In ctừ”
Hình 2. 7: Màn hình HĐBH

49

Như vậy khi cập nhật hóa đơn kiêm phiếu xuất kho thì chương trình sẽ
xử lý 2 nghiệp vụ: bán hàng và xuất hàng từ kho.
Công việc KT được giảm nhẹ do không phải nhập Phiếu xuất kho vào
chương trình, vì mối một Hóa đơn được nhập và được lưu, phần mềm sẽ tự
động sinh phiếu xuất kho. Đồng thời, chương trình sẽ ghi vào sổ Nhật ký
chung, sổ KT liên quan như sổ chi tiết và sổ Cái các tài khoản TK131, TK
511, TK 3331... Công ty không dùng sổ Nhật ký bán hàng, hay nhật ký thu
tiền, chỉ dùng nhật ký chung.
Căn cứ vào các chứng từ gốc (HĐBH, phiếu xuất kho,..), KT nhập
liệu vào phần mềm KT máy, phần mềm tự động xử lý và điền vào các sổ
cái. Để cập nhật vào từng sổ cái, sổ chi tiết từng TK, KT vào phần mềm,
kích vào phân hệ “Kế toán tổng hợp” sau đó vào mục “Sổ sách theo hình
thức nhật ký chung” sau đó vào mục “Sổ cái của một tài khoản” hoặc “Sổ
chi tiết của một tài khoản” cuối cùng nhập tên tài khoản và thời gian muốn
xem.
Cụ thể, để hiện ra sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ, ta thực hiện theo từng bước và nhập thông tin cần thiết theo bảng
Hình 2. 8: Màn hình nhập liệu để xem sổ chi tiết

50

Hình 2. 9:Màn hình xem sổ cái TK 511

Biểu 2. 4: Trích Sổ cái TK 511

51

CÔNG TY CPTM Dược phẩm Minh Việt
Huỳnh Thúc Kháng, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Từ ngày 01/01/2013 đến 31/12/2013
Đơn vị tính: VNĐ
Số dư đầu kỳ: 0
TK

Chứng từ
Ngày

Khách hàng

Số

Số tiền

Diễn giải

đối

5 000 000

Nợ



04/01

HĐ 0000711

NTBV Bạch Mai-KH041

Xuất bán

ứng
131

07/01

HĐ 0000712

KH thanh toán ngay-KH001

Xuất bán

131

9 523 810

08/01

HĐ0000713

KH thanh toán ngay- Kh001

Xuất bán

131

10 285 704

.....

........

31/12

HĐ 0000065

CTCPDP LAFON VIET NAM

Xuất bán

131

18 857 124

31/12

HĐ0000066

CTY CPTM DP Quốc tế-KH010

Xuất bán

131

19 500 000

31/12

PKT

KC DT

911

..................

........

9 435 085 847

Tổng phát sinh nợ: 9 435 085 847
Tổng phát sinh có: 9 435 085 847
Số dư cuối kỳ:
KẾ TOÁN TRƯỞNG

NGƯỜI GHI SỔ

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

52

0