Tải bản đầy đủ
4 Đánh giá chung về KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm

4 Đánh giá chung về KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm

Tải bản đầy đủ

57

- Mỗi phòng ban của đơn vị đều được quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm
giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau được quy
định bằng văn bản cụ thể.
2.4.1.2 Đánh giá rủi ro
-

Công ty luôn đề ra các mục tiêu cụ thể và được tuyền đạt đến toàn thể nhân

viên bằng các văn bản cụ thể. Từ mục tiêu cụ thể của toàn đơn vị, các trưởng và phó
phòng ban sẽ dựa trên mục tiêu này để đề ra các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận.
Từ đó các nhân viên sẽ thực hiện công việc nhằm đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu
mà phòng ban mình đã đề ra.
2.4.1.3 Hoạt động kiểm soát
+ Hoạt động kiểm soát chung
-

Công ty cũng thường xuyên phân tích số liệu, so sánh số liệu của công ty và

các đối thủ cạnh tranh để có thể đưa các các biện pháp khắc phục và có chiến lược
kinh doanh phù hợp.
-

Công ty quy định rất cụ thể về việc đấu thầu, thanh lý hàng hóa, tài sản, công

cụ dụng cụ khi hết khấu hao hoặc không sử dụng nữa. Quy định này được nhân viên
thực hiện rất nghiêm túc.
-

Về việc truy cập vào hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu được hệ thống

ghi lại để xác minh nguồn gốc khi có sự cố, từ đó có thể truy trách nhiệm những
trường hợp sai sót, vi phạm.
-

Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban hợp lý và thuận tiện.

-

Chứng từ, sổ sách được công ty lưu trữ đầy đủ và an toàn, đặc biệt là chứng

từ của phòng kế toán.
-

Công ty có nhiều biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị

mất mát, hư hỏng.
-

Định kỳ công ty có kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và đối chiếu với số lượng

trên sổ sách.
-

Việc ủy quyền và xét duyệt được công ty quy định cụ thể bằng văn bản và

được cập nhật kịp thời.

58

-

Về việc đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Bộ phận nghiệp vụ thì không

thực hiện ghi chép kế toán.
+ Hoạt động kiểm soát trong các chu trình chính
-

Công ty tách bạch các chức năng: Đề nghị mua hàng, xét duyệt, lựa chọn nhà

cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép việc mua hàng và trả tiền. Tránh
được tình trạng lạm quyền dẫn đến việc xảy ra sai sót và gian lận làm thất thoát tài
sản của đơn vị.
-

Bộ phận giao nhận luôn theo dõi hàng đặt mua đã nhận và chưa nhận cũng

như các lô hàng đã quá hạn giao nhưng vẫn chưa nhận được. Chức năng kiểm soát
hàng đặt mua được thực hiện rất tốt, tránh được tình trạng thất thoát sài sản.
-

Công ty có chính sách bảo quản hàng hóa tồn kho, có quy định cụ thể về việc

bảo quản kho hàng, quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của thủ kho để có thể xử
phạt và quy trách nhiệm nều có sự cố phát sinh. Công ty có quy định các thủ tục
xuất kho cụ thể, khi xuất kho phải có chứng từ và phải đầy đủ chữ ký xét duyệt của
người có thẩm quyền.
-

Quy định hạn chế tiếp cận kho hàng rất được công ty quan tâm, những người

không có phận sự không được vào kho, các lô hàng đều được quản lý theo lô.
Những điều này làm có thể giúp đơn vị tránh thất thoát, mất mát sài sản trong kho.
-

Công ty có quy định về việc kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất khi có vấn

đề phát sinh.
-

Về việc phân quyền truy cập, ghi nhận, sửa đổi dữ liệu cho từng nhân viên và

từng bộ phận được thực hiện rất hiệu quả.
-

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các chức năng: Đề nghị bán hàng, phê

duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền được thực hiện rất hiệu quả tại công
ty.
-

Công ty có quy định cụ thể về chính sách xét duyệt bán chịu và phân quyền

cụ thể về việc xét duyệt bán chịu cho từng cấp quản lý cụ thể. Điều này tránh được
tình trạng thất thoát về công nợ phải thu và ít khi phát sinh nợ phải thu khó đòi.

59

-

Việc kiểm tra, đối chiếu công nợ được thực hiện định kỳ đầy đủ cũng như

việc lập bảng phân tích tuổi nợ cũng được quan tâm, tránh được tình trạng thất thoát
nợ phải thu.
-

Công ty có bộ phận nhân sự độc lập thực hiện theo quyền hạn và trách nhiệm

công ty đã quy định.
-

Công ty có chính sách bảo mật tiền lương của từng cá nhân dựa trên cam kết

bảo mật tiền lương tránh được tình trạng so sánh, gây mất đoàn kết trong nội bộ.
-

Khi có sự biến động về nhân sự thì bộ phận tính lương luôn cập nhật nhanh

chóng, kịp thời.
-

Sau khi thanh toán lương cho người lao động, bộ phận tính lương luôn đối

chiếu số liệu chi lương với ngân hàng.
-

Bộ phận tính lương luôn thực hiện đúng việc trích các khoản theo lương cho

người lao động, đảm bảo tuân thủ đúng yêu cầu của pháp luật quy định.
-

Công ty thực hiện tốt việc tách bạch các chức năng: Bán hàng, thu tiền và kế

toán, tránh được tình trạng làm quyền gây thất thoát mất mát hoặc chiếm dụng tài
sản của đơn vị.
-

Việc xét duyệt chi tiêu cho các cấp quản lý được thực hiện theo quy định cụ

thể của công ty, tránh tình trạng lạm quyền hoặc vượt quyền.
-

Có chính sách cụ thể để kiểm soát tránh tình trạng phiếu thu hoặc phiếu chi

được sử dụng hai lần.
-

Việc kiểm kê quỹ và đối chiếu với sổ quỹ vào cuối ngày được thực hiện

thường xuyên theo chính sách cụ thể của công ty, tránh được tình trạng chiếm dụng
hoặc biển thủ tiền của công ty.
-

Công ty có tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất khi có dấu hiệu bất

thường nhằm để kiểm soát việc bảo quản tiền.
-

Tại đơn vị, việc tách bạch các chức năng: đề nghị mua sắm, phê chuẩn, bảo

quản và ghi sổ TSCĐ được thực hiện rất tốt.

60

-

Các chính sách liên quan đến phương pháp tính khấu hao được áp dụng nhất

quán và ít có sự thay đổi. Nếu có, thì nhà quản lý sẽ phê duyệt và thông báo bằng
văn bản cụ thể.
-

Định kỳ công ty luôn tiến hành kiểm kê, đánh giá lại tình trạng của TSCĐ để

phát hiện kịp thời sự mất mát cũng như kiểm tra tình trạng hư hỏng của TSCĐ.
-

Những trường hợp di chuyển TSCĐ giữa các bộ phận hoặc di chuyển ra khỏi

công ty luôn được bộ phận bảo vệ kiểm tra.
2.4.1.4 Thông tin và truyền thông
-

Trưởng các bộ phận thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho ban lãnh

đạo để ban lãnh đạo có thể kịp thời nắm bắt tình hình trong đơn vị.
-

Việc truyền đạt thông tin cần thiết giữa các cá nhân, phòng ban, bộ phận có

liên quan tại đơn vị được thực hiện một cách kịp thời và chính xác.
-

Công ty có tiến hành thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng thông qua

các cuộc điều tra thị trường, phỏng vấn và sử dụng bảng câu hỏi.
-

Công ty đã xây dựng hệ thống ERP với phân hệ quản trị tài chính và quản trị

nhân sự kết hợp với phân hệ kế toán tạo thành hệ thống thông tin hợp nhất. Hệ
thống hỗ trợ cho việc quản lý trên nền tảng số hóa thống nhất công tác quản lý kế
toán, quản lý tài chính và nhân sự cho Công ty. Vì thế việc chia sẻ thông tin kịp thời
và chính xác.
2.4.1.5 Giám sát
-

Hàng năm, công ty đều được kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán và đưa

ra ý kiến đánh giá cũng như tư vấn cho đơn vị. Điều này giúp đơn vị có thể điều
chỉnh kịp thời các sai sót cũng như tìm ra các yếu kém trong các hoạt động của đơn
vị để có biện pháp xử lý cho phù hợp.
2.4.2 Tồn tại
Bên cạnh một số ưu điểm đã đạt được thì hệ thống KSNB tại doanh nghiệp
vẫn còn một số hạn chế như sau:

61

2.4.2.1 Môi trường kiểm soát
-

Công ty chưa quy định rõ các hình thức kỉ luật cụ thể theo từng trường hợp

vi phạm, vì vậy khi vi phạm thì nhân viên không biết mình sẽ nhận hình thức kỉ luật
nào, việc xử lý kỉ luật như thế nào sẽ do hội đồng kỉ luật quyết định. Điều này dẫn
đến việc xử lý còn mang nhiều cảm tính, một số nhân viên cảm thấy có sự phân biệt
và không công bằng khi bị xử phạt.
-

Công ty chưa thật sự chú trọng đến việc điều chỉnh khối lượng công việc

thích hợp giữa các bộ phận, một số bộ phận phải đảm nhận quá nhiều và thời gian
xử lý phải nhanh chóng, trong khi các thông tin đều phải bảo mật nên nhân viên dễ
sai sót trong quá trình làm việc.
-

Dù có bảng mô tả công việc khi tuyển dụng nhân sự cho từng vị trí, vẫn còn

một số nhân viên do quen biết nên được tuyển dụng, điều này dẫn đến việc không
đảm bảo được chuyên môn cho công việc.
-

Đa số phần lớn các trưởng phó phòng ban hoặc các nhân vật chủ chốt của

công ty thường là người thân quen của ban lãnh đạo nên đôi khi chuyên môn và
năng lực chưa đủ đáp ứng để giải quyết công việc, vì thế việc chuyển công tác hoặc
nghỉ việc của các nhân viên này thường xảy ra. Bên cạnh đó, công việc tại đơn vị
quá nhiều và thời gian xử lý lại rất gấp nên tạo một áp lực rất lớn đối với nhân viên
và đặc biệt là các nhân sự chủ chốt của công ty nên cũng ảnh hưởng đến việc xin
nghỉ hoặc chuyển công tác.
-

Công ty đã quy định rất rõ về năng lực và trình độ của nhân viên, tuy nhiên

những trường hơp người thân quen của ban lãnh đạo được tuyển dụng đôi khi
không đáp ứng được yêu cầu của công việc nhưng ít khi bị sa thải mà hầu hết đều
được chuyển sang công tác vị trí khác.
-

Ban kiểm soát của đơn vị chưa thật sự đáp ứng yêu cầu của đơn vị vì ban

kiểm soát là thành viên của đơn vị nên vẫn chưa thật sự độc lập trong việc kiểm tra,
kiểm soát cũng như báo cáo vẫn còn mang tính cả nể chưa phản ánh hết các sai sót
trong quá trình hoạt động của đơn vị.

62

-

Dù Nhà quản lý thường xuyên trao đổi với cấp dưới nhưng những phản hồi

của nhân viên cũng chưa thật sự phản ánh đúng với thực tế vì hầu hết trưởng và phó
phòng của các bộ phận hầu hết là người thân của ban lãnh đạo.
-

Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay vẫn còn những điểm chưa phù hợp với

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có một số bộ phận tập trung quá nhiều việc
trong khi nhân sự lại ít vì vậy có thể dẫn đến sai sót và không hoàn thành nhiệm vụ
được giao.
-

Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm tại đơn vị còn chưa thật sự tương

xứng với nhau. Điều này dẫn đến một số nhân viên cảm thấy chán nản, thiếu tinh
thần làm việc.
2.4.2.2 Đánh giá rủi ro
-

Công ty chưa thật sự chú trọng đến việc nhận diện rủi ro phát sinh từ các

nhân tố bên ngoài như những vấn đề liên quan đến biến động của nền kinh tế hoặc
tình hình thay đổi các chính sách và luật pháp, vì vậy kế hoạch công ty đề ra đội khi
chưa phù hợp với điều kiển thực tế của đơn vị.
-

Công ty chưa xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên trong như những thay

đổi nhân sự chủ chốt hoặc thay đổi hệ thống thông tin của công ty.
-

Công ty chủ yếu nhận dạng những rủi ro đã phát sinh mà chưa hướng đến

những rủi ro tiềm tàng, và chủ yếu phát hiện rủi ro thông qua các báo cáo trong các
cuộc họp mà chưa có một bộ phận nhận dạng rủi ro chuyên biệt ảnh hưởng đến việc
thực hiện mục tiêu của đơn vị.
-

Công ty không có bộ phận đánh giá và đối phó với rủi ro và thiếu công cụ để

định lượng rủi ro vì vậy việc đối phó với rủi ro vẫn mang tính cảm tính. Khi có rủi
ro xảy ra các nhà quản lý lựa chọn phương án đối phó với rủi ro nhưng chưa tính
đến các rủi ro khác từ việc lựa chọn phương án đó. Nhìn chung, các nhà quản lý vẫn
chưa được trang bị đầy đủ các kiến thức và công cụ để đánh giá rủi ro một cách đầy
đủ.

63

2.4.2.3 Hoạt động kiểm soát
+ Hoạt động kiểm soát chung
-

Các báo cáo trình lên ban lãnh đạo chưa đảm bảo chính xác và kịp thời. Điều

này gây ảnh hưởng rất lớn trong các quyết định đề ra kế hoạch kinh doanh của ban
lãnh đạo.
-

Về vấn đề soát xét chứng từ trước khi thực hiện, theo quy định phải có đầy

đủ bộ chứng từ mới được thanh toán, tuy nhiên trong thực tế tại đơn vị còn có sự cả
nể đối với các cấp lãnh đạo nên việc thanh toán vẫn chưa thực hiện theo đúng quy
định của công ty.
-

Về việc quản lý ngày và giờ công của nhân viên chưa được các trưởng phó

phòng thực hiện tốt dẫn đến một số trường hợp không chấp hành quy định về giờ
giấc làm việc của công ty.
+ Hoạt động kiểm soát trong các chu trình chính
-

Chưa có sự tách bạch rõ ràng giữa các chức năng: Tuyển dụng, chấm công,

tính lương và xét duyệt tiền lương. Thông thường trưởng bộ phận sẽ là người đề
xuất tuyển dụng nhưng bên cạnh đó cũng đề xuất mức lương hoặc tăng lương cho
nhân viên.
-

Việc bảo quản tránh mất cắp, biển thủ tiền của công ty còn nhiều thiếu sót,

thông thường thủ quỹ luôn là người thân quen của công ty nên ban lãnh đạo rất tin
tưởng, họ được biết cả mã khóa và được giữ chìa khóa két sắt. Về việc này rất dễ
xảy ra tình trạng biển thủ hoặc chiếm dụng tiền của công ty. Và nếu có phát hiện
chênh lệch giữa sổ sách và quỹ tiền mặt thì thường ít được báo cáo mà hầu hết đều
tự sắp xếp giải quyết cá nhân.
-

Công ty chưa có ban hành chính sách cụ thể về việc đầu tư, sử dụng, sửa

chữa cũng như thanh lý TSCĐ, khi có sự kiện phát sinh công ty sẽ giải quyết từng
trường hợp cụ thể.
2.4.2.4 Thông tin và truyền thông
-

Mặc dù các nhân viên thường xuyên báo cáo tình hình công việc với trưởng

bộ phận, từ đó trưởng bộ phận báo cáo lên ban lãnh đạo, tuy nhiên vì đa phần

64

trưởng bộ phận đều là người thân quen của Ban lãnh đạo nên các nhân viên trong
công ty còn tâm lý e ngại, cả nể, ngại va chạm nên thông tin báo cáo lên trên còn
chưa thực sự chính xác.
-

Đơn vị không có một bộ phận độc lập để thu thập thông tin từ nhân viên,

điều này dẫn đến việc phản hồi thông tin từ dưới lên trên chưa thật sự hiệu quả.
2.4.2.5 Giám sát
-

Hệ thống KSNB của công ty chưa thật sự tạo điều kiện cho các nhân viên và

các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
-

Việc giám sát thường xuyên tại đơn vị chưa được thực hiện tốt. Các trưởng,

phó phòng ban ít khi giám sát công việc của nhân viên trong phòng, dẫn đến khi
nhân viên gây ra sai sót thì các trưởng, phó phòng ban mới biết.

KẾT LUẬN CHƯƠNG II
Chương 2 đã trình bày thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty Đồng Tâm và
kết quả khảo sát cho thấy công ty có quan tâm đến kiểm soát nội bộ và xây dựng
các yếu tố đến kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 2013 nhằm đạt được các mục
tiêu mà công ty đã đề ra. Tuy nhiên trong quá trình thiết kế và vận hành thực tế cho
thấy hệ thống KSNB tại đơn vị chưa thật sự hiệu quả và còn nhiều tồn tại liên quan
đến các chính sách tuyển dụng nhân sự, đảm bảo năng lực về kiến thức cũng như
chuyên môn của nhân viên, việc đánh giá rủi ro trong đơn vị, việc thu thập các
thông tin phản hồi từ các nhân viên cũng như trong quá trình thực hiện việc giám
sát nhân viên… Chương tiếp theo sẽ trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị nhằm góp phần giúp góp phần giúp đơn vị đạt
được mục tiêu đã đề ra.

65

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒNG TÂM
3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp đạt được
mục tiêu đề ra. Các mục tiêu chủ yếu của đơn vị theo báo cáo COSO 2013 đề cập
là: Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và tuân thủ các
luật lệ, quy định.
3.1.1 Nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Trong ba mục tiêu theo đề cập của báo cáo COSO 2013 nêu trên thì mục tiêu
hoạt động trong đơn vị hữu hiệu và hiệu quả là mục tiêu quan trọng nhất, vì thế việc
hoàn thiện hệ thống KSNB tại đơn vị trước hết phải hướng đến mục tiêu này.
Sự hữu hiệu trong hoạt động của đơn vị giúp đơn vị có thể đạt được mục tiêu
bán hàng: về doanh số, thị phần và tốc độ tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận.
Để đạt được mục tiêu này, công ty cẩn phải đảm bảo sự tương xứng giữa lợi
ích đạt được và chi phí bỏ ra trong đó phải nói đến việc xây dựng các chính sách,
các thủ tục nhằm kiểm soát hiệu quả chi phí cũng như nâng cao doanh thu, gia tăng
thị phần sao cho phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực, nguồn nhân lực, ứng
dụng công nghệ thông tin của đơn vị.
3.1.2 Nâng cao độ tin cậy của Báo cáo tài chính
Một mục tiêu cũng không kém phần quan trọng trong việc hoàn thiện hệ
thống KSNB của đơn vị là báo cáo tài chính đáng tin cậy. Điều này liên quan đến
việc tổ chức hệ thống chứng từ, ghi nhận sổ sách kịp thời tuân theo các nguyên tắc
được quy định, báo cáo đầy đủ, giúp đơn vị lập và trình bày báo cáo tài chính đáng
tin cậy.
3.1.3 Nâng cao việc tuân thủ các luật lệ và quy định
Mục tiêu cuối cùng của việc hoàn thiện hệ thống KSNB của đơn vị là việc
tuân thủ các luật lệ, quy định. Điều này liên quan đến việc đơn vị phải xây dựng các
chính sách, thủ tục kiểm soát mọi hoạt động của các thành viên trong Công ty phù
hợp với quy định của pháp luật và đặc điểm của đơn vị.

66

3.2 Định hướng thiết lập các giải pháp
Từ thực trạng hệ thống KSNB của Công ty Đồng Tâm được trình bày ở
chương 2, tác giả đưa ra một số giải pháp để hạn chế những khiếm khuyết còn tồn
tại nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Đồng Tâm. Các giải pháp được xây
dựng dựa trên các định hướng sau:
-

Dựa vào báo cáo COSO 2013 gồm 5 thành phần chính với 17 nguyên tắc chi

phối của hệ thống KSNB: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm
soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
-

Xây dựng các giải pháp phù hợp với lĩnh vực, quy mô và tình hình hoạt động

của Công ty Đồng Tâm.
-

Đảm bảo mối quan hệ giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra để xây dựng và

hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
3.3 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm
3.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là thành phần quan trọng, ảnh hưởng và có ý nghĩa
quyết định đến các thành phần khác trong hệ thống KSNB vì nhân tố này tác động
đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong công ty.
Kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy, công ty đã xây dựng được văn hóa
riêng cho Công ty, phong cách điều hành của nhà quản lý rõ ràng, nêu cao tính
chính trực và giá trị đạo đức, ban hành các văn bản cụ thể quy định về đạo đức, về
phân chia trách nhiệm và quyền hạn cụ thể bằng các văn bản, về quy chế sử dụng
quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi hợp lý, thường xuyên tổ chức đối thoại với nhân
viên…
Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu trên, hệ thống KSNB của công ty vẫn
còn một số tồn tại như: Chưa có chính sách quy định rõ ràng về hình thức xử lý các
vi phạm, chưa chú trọng đến việc điều chỉnh khối lượng công việc giữa các phòng
ban, Ban kiểm soát hoạt động chưa hiệu quả, kênh thu thập thông tin và ý kiến của
nhân viên chưa thật sự hiệu quả, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm tại đơn vị
chưa thật sự tương xứng nhau.