Tải bản đầy đủ
CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO - ĐÀ NẴNG

CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO - ĐÀ NẴNG

Tải bản đầy đủ

19
Mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận chức năng liên quan
đến chu trình chuyển đổi tại Công ty trong điều kiện tổ chức hệ thống
thông tin trực tuyến được mô tả như trên Hình 3.1.
Dựa trên mối quan hệ chức năng giữa các bộ phận trong chu
trình chuyển đổi, lộ trình hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong
chu trình chuyển đổi tại Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng nên
được tổ chức lại và hoàn thiện từng khâu như sau:
- Thiết kế sản phẩm, xây dựng định mức chi phí hợp lý (Phòng công
nghệ)
- Kế hoạch sản xuất (Phòng kế hoạch)
- Phát lệnh sản xuất (Phòng kế hoạch)
- Tổ chức sản xuất (Phân xưởng + các bộ phận liên quan)
+ Tổ chức cung ứng và xuất kho vật tư phục vụ sản xuất
+ Kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát chi phí sản xuất.
+ Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
3.1.1. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin xây dựng định
mức chi phí sản xuất
Theo yêu cầu thực tế, để tổ chức dữ liệu về định mức vật tư
chi tiết cho các loại sản phẩm, có thể sử dụng tập tin Định mức vật tư
được ban hành chi tiết cho từng mã gạch được sản xuất.
Để cung cấp dữ liệu chính xác, tin cậy cho công tác lập kế
hoạch sản xuất, dự toán chi phí sản xuất và công tác tập hợp chi phí
tính giá thành, Công ty nên ban hành chi tiết Định mức nguyên vật
liệu, định mức nhân công, định mức chi phí sản xuất chung…theo
đặc tính thiết kế kỹ thuật của từng chủng loại sản phẩm.

20
3.1.2. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu lập
kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất cho biết số lượng nguyên vật liệu cần thiết
để sản xuất, và số giờ lao động cần thiết sản xuất. Công tác lập kế
hoạch và tổ chức thông tin về lập kế hoạch sản xuất giữa các bộ phận
liên quan chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu sản xuất.
Để lưu trữ dữ liệu về kế hoạch sản xuất, phục vụ cho việc xử
lý điều hành và kiểm soát hoạt động sản xuất, có thể tổ chức tập tin
Kế hoạch sản xuất. Trong tập tin này lưu trữ tất cả các Lệnh sản xuất
được thực hiện trong năm. Mỗi lệnh sản xuất được lưu trữ trên một
bản ghi.
3.1.3. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu lập
và phát Lệnh sản xuất
Trong quá trình thực hiện lệnh sản xuất, nếu các đơn vị
không đáp ứng được yêu cầu hoặc có sự thay đổi theo nhu cầu thị
trường cần điều chỉnh thì Lãnh đạo các phòng ban, phân xưởng báo
ngay cho Phòng Kế hoạch bằng dữ liệu tích hợp trên phần mềm quản
trị sản xuất, nhân viên theo dõi có nhiệm vụ cập nhật và lập lại lệnh
sản xuất. Phòng Kế hoạch theo dõi thực hiện lệnh sản xuất. Các
xưởng theo dõi và báo cáo số liệu hàng ngày thực hiện tại xưởng qua
mạng, báo cáo số liệu sản xuất bằng văn bản 10 ngày/1 lần Phòng Kế
hoạch cập nhật và tổng hợp.
3.1.4. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu tổ
chức sản xuất
3.1.4.1. Tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư
Trên cơ sở lệnh sản xuất và định mức vật tư cho sản xuất sản
phẩm, Phòng kế hoạch và phân xưởng sản xuất tiến hành lập Phiếu

21
đề nghị cung ứng vật tư gửi phê duyệt bởi Phó tổng giám đốc sản
xuất, và chuyển cho kế toán vật tư làm căn cứ lập Phiếu xuất kho.
Cơ sở dữ liệu để xử lý cập nhật vào tập tin Tổng hợp nguyên
vật liệu là từ các Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho.
Ngay tại thời điểm cập nhật Phiếu nhập kho vào cơ sở dữ
liệu kế toán, dữ liệu về số lượng và giá trị nhập của từng loại vật tư
sẽ được cập nhật ngay vào trường thông tin “Số lượng nhập” và “Giá
trị nhập” của từng tháng tương ứng. Cuối tháng, căn cứ vào tổng hợp
số lượng nhập và giá trị nhập, chương trình tự động tính toán và cập
nhật “Đơn giá xuất” cho từng Phiếu xuất kho trong tháng, và tự động
cập nhật lại “Số lượng tồn kho” và “Giá trị tồn kho” từng thời điểm
nhập, xuất trong tháng.
3.1.4.2. Hoàn thiện tổ chức thời gian lao động và chi phí nhân
công
Yêu cầu doanh nghiệp cần thực hiện được các việc sau: Lập
được định mức giờ công và đơn giá tiền lương cho các bậc thợ, nhân
viên của doanh nghiệp; Lập được định mức chi phí nhân công tiêu
hao cho từng công đoạn sản xuất sản phẩm; Xác định và kiểm soát
được thời gian làm việc của từng lao động; Tính toán đầy đủ và phân
bổ chi phí nhân công vào các giá phí, trung tâm chi phí và giá thành
hợp lý, phù hợp; Doanh nghiệp cần thiết kế và vận hành tốt hệ thống
chấm công, tính lương và bảng thanh toán lương phù hợp với các
trung tâm chi phí và giá thành…
3.1.4.3. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin tổng hợp chi
phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
+ Tập hợp chi phí (trực tiếp, gián tiếp và phân bổ)
+ Tổng hợp chi phí, xử lý chênh lệch thừa, thiếu;

22
+ Kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang, xác định chi phí dở dang;
+ Xác định phương pháp tính giá thành áp dụng;
+ Lập báo cáo (thẻ tính) giá thành sản phẩm.
Để tổ chức thông tin kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm, kế toán đơn vị căn cứ trên toàn bộ dữ liệu kế
toán tập hợp chi phí, giá thành như trên để tổ chức một tập tin “Tổng
hợp chi phí”
3.2. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC MÃ HOÁ DỮ
LIỆU CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRONG CHU
TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
Mục tiêu của việc xây dựng bộ mã kế toán nhằm nhận diện rõ
ràng, không nhập nhằng một đối tượng trong tập hợp các đối tượng;
biểu diễn đối tượng bằng những ký hiệu ngắn gọn; biểu diễn được
nhiều thuộc tính của đối tượng; cho phép kiểm tra tính đúng đắn của
dữ liệu trong quá trình nhập liệu; đảm bảo tính bảo mật.
Việc mã hóa các đối tượng được thực hiện trình tự như sau:
* Xác định các đối tượng theo dõi, các nội dung cần thu thập và
phương pháp mã hóa từng loại đối tượng
* Xây dựng bộ mã thống nhất cho các đối tượng theo dõi trong toàn
Công ty
3.3. HOÀN THIỆN CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY
3.3.1. Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán
Từ những phân tích thực trạng tổ chức cấu trúc cơ sở dữ liệu,
tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi trong Chương 2
tại Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng, chúng ta có thể tổ chức dữ
liệu liên quan đến chu trình chuyển đổi bao gồm các tập tin cơ bản

23
như mô tả trên Bảng 21 và mô hình biểu diễn mối quan hệ giữa các
tập tin dữ liệu trong chu trình chuyển đổi như trên Hình 3.2.
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ thủ công trong chu
trình chuyển đổi
Hoạt động sản xuất tại công ty được tự động hóa từ khâu
xuất nguyên vật liệu, xử lý nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm
trên dây chuyền sản xuất hiện đại. Quy trình luân chuyển chứng từ
thủ công trong quá trình sản xuất được mô tả như Sơ đồ 3.1
3.4. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SẢN XUẤT
Trong chu trình chuyển đổi thường gặp những sai sót, gian
lận. Để tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán hiệu quả nhằm cung
cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, các thủ tục kiểm soát cần áp
dụng cho các chức năng cơ bản trong quá trình sản xuất, dựa trên sự
xác định cụ thể các rủi ro, sai sót có thể gặp phải trong sản xuất.
+ Tổ chức kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
+ Tổ chức kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
+ Tổ chức kiểm soát chi phí sản xuất chung
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Công ty Gạch men Cosevco là đơn vị hoạt động chủ yếu
trong lĩnh vực sản xuất, đã xây dựng cho mình hệ thống thông tin kế
toán, nhưng hệ thống này vẫn còn rất đơn giản và có nhiều bất cập.
Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường cũng như
định hướng mở rộng sản xuất, mở rộng khu vực kinh doanh chiếm
lĩnh thị trường, yêu cầu về quản trị ngày càng cao đòi hỏi công ty
phải có một hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ hiệu quả, được vận
hành chuyên nghiệp bằng sự hoàn thiện của các chu trình kinh doanh
chủ yếu, đặc biệt là chu trình chuyển đổi.

24
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tài
chính kế toán và quản lý sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn đối
với doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng khác nhau.
Đề tài lần lượt đưa ra các tìm hiểu chung về hệ thống thông
tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại doanh nghiệp sản xuất và
các quy trình sản xuất thực tế làm cơ sở để tìm hiểu hệ thống thông
tin kế toán, đưa ra những tồn tại của hệ thống thông tin kế toán trong
quy trình sản xuất, những hạn chế của cơ sở dữ liệu không đáp ứng
được nhu cầu phát triển hệ thống nói chung và hệ thống thông tin kế
toán trong chu trình chuyển đổi nói riêng tại công ty.
Qua tìm hiểu lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong
chu trình chuyển đổi, và thực trạng về hệ thống thông tin kế toán tại
công ty, đề tài đưa ra các giải pháp cải tiến quy trình tổ chức dữ liệu
kế toán trong chu trình sản xuất, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu kế toán,
hoàn thiện bộ mã nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, tạo
tiền đề cho việc tiến hành hoàn thiện các chu trình còn lại của hệ
thống như: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình tài
chính…