Tải bản đầy đủ
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI

Tải bản đầy đủ

4
Mỗi Doanh nghiệp có thể được xem là một hệ thống. Để tiến
hành hoạt động sản xuất kinh doanh, Doanh nghiệp tiếp nhận và xử
lý một cách tối ưu các yếu tố đầu vào như Vốn, nguyên nhiên vật
liệu, nhân lực, nhà xưởng, máy móc thiết bị, công nghệ, dữ liệu…
Sản phẩm và dịch vụ đầu ra được tiêu thụ trên thị trường. Hoạt động
của Doanh nghiệp không thể tách rời môi trường sản xuất kinh
doanh, ở đó Doanh nghiệp có mối quan hệ với nhiều thực thể khác
nhau trong nền kinh tế như Chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp,
các đối thủ cạnh tranh, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước, tổ
chức công đoàn, công chúng…
Nhằm thực hiện quá trình chuyển hoá các yếu tố đầu vào
thành sản phẩm, dịch vụ đầu ra, trong mỗi doanh nghiệp có thể được
tổ chức thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng
khác nhau. Các chức năng cơ bản trong một doanh nghiệp thường là:
Marketing, Cung ứng, Sản xuất, Tiêu thụ, Quản trị nhân lực, Nghiên
cứu phát triển, Tài chính, Kế toán
1.1.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các
thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,... thực hiện hoạt động thu
thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng
buộc được gọi là môi trường.
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ
liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Mỗi doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều
hệ thống con thực hiện những chức năng riêng biệt. Mỗi hệ thống con
đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có hoạt động xử lý và đầu ra khác
nhau. Hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đảm bảo thực
hiện các hoạt động hằng ngày và phục vụ cho việc ra quyết định của

5
các cấp quản lý và tác nghiệp trong doanh nghiệp gọi chung là hệ
thống thông tin trong doanh nghiệp.
1.1.3. Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bản thân nó cũng là
một hệ thống phức tập được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Theo
chức năng, hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có thể được phân
thành Hệ thống tự động hoá sản xuất (Automatized Manufacturing
System - AMS) có chức năng xử lý và điều khiển tự động các quá
trình vận hành các thiết bị trong sản xuất và Hệ thống thông tin quản
lý (Management Information System - MIS).
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán
1.1.4.1. Khái niệm về Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan
trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm
nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức
khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy
động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định.
1.1.4.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản,
nguồn vốn và quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh
nghiệp cần được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ và khoa học.
1.1.4.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ
thống thông tin khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa
dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận
khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn
nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.

6
1.1.4.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành và
Chu trình
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Chu trình
1.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH
CHUYỂN ĐỔI
Chu trình chuyển đổi là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào
trở thành yếu tố đầu ra của Doanh nghiệp. Tổ chức tốt hệ thống thông
tin kế toán trong chu trình chuyển đổi có vai trò rất quan trọng trong
việc phát huy các nguồn lực của Doanh nghiệp nhằm đạt được mục
tiêu đề ra.
1.2.1. Đặc điểm của Chu trình chuyển đổi
Chu trình chuyển đổi (còn được gọi là chu trình sản xuất) là
quá trình biến đổi nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị và các
yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm và dịch vụ để thoả mãn nhu cầu
của khách hàng. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình
chuyển đổi nhằm ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến
việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí sản xuất
chung để sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ.
Mục tiêu của chu trình sản xuất là: Đảm bảo chi phí về
nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản
xuất là thấp nhất; Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận
dụng tối đa các nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực
và giảm thiểu sai hỏng trong quá trình sản xuất; Đảm bảo chất lượng
sản phẩm và dịch vụ; Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí,
tính giá thành sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng
tính giá thành cụ thể; Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc
quản trị chi phí trong doanh nghiệp.

7
1.2.2. Chức năng của Chu trình chuyển đổi
Chu trình chuyển đổi biến đổi các yếu tố đầu vào trở thành
yếu tố đầu ra của Doanh nghiệp, các chức năng cơ bản của hệ thống
chuyển đổi sản phẩm luôn bắt đầu từ việc Hoạch định chiến lược sản
xuất, dự trù và quản lý nguyên vật liệu tồn kho cũng như các nguồn
lực thiết yếu ban đầu, cho đến khi phát Lệnh bắt đầu quá trình sản
xuất, hoàn thành và chuyển giao thành phẩm đầu ra.
1.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển
đổi
Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán trong chu trình
chuyển đổi là (1) cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ công tác
lập kế hoạch sản xuất chính xác, đầy đủ, rõ ràng; kiểm soát và đánh
giá hoạt động sản xuất; (2) lập dự toán chi phí; (3) tập hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm; (4) Phân tích biến động chi phí phục
vụ công tác quản trị chi phí.
Dữ liệu được sử dụng để quản lý quá trình sản xuất và hạch
toán chi phí phần lớn dựa trên các tài liệu kỹ thuật như định mức
nguyên vật liệu, định mức thời gian sản xuất, yêu cầu về máy móc
thiết bị, vật liệu, nhân công và các công đoạn sản xuất cơ bản trong
quy trình…Đây là cơ sở để tổ chức quá trình sản xuất, xây dựng kế
hoạch cung ứng, lập dự toán chi phí cũng như kiểm soát hoạt động.
Cấu trúc cơ sở dữ liệu trong chu trình chuyển đổi thường
được tổ chức bao gồm các tập tin cơ bản như: Danh mục sản phẩm,
Định mức vật tư, Danh mục vật tư, công đoạn sản xuất, phân xưởng
sản xuất, kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất, nhân công, nhật ký sản
xuất…được tổ chức một cách chi tiết thông qua các khâu cơ bản của
quá trình sản xuất, bao gồm:
+ Tổ chức thông tin trong khâu Lập kế hoạch sản xuất

8
+ Tổ chức thông tin trong khâu Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu
+ Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức sản xuất
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán quá trình sản xuất
* Tổ chức hệ thống Sổ sách kế toán
* Tổ chức thông tin trong khâu hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất
* Tổ chức tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất.
+ Tổ chức thông tin trong khâu Kiểm soát quá trình sản xuất
+ Tổ chức thông tin trong khâu lập Báo cáo tài chính và các Báo cáo
quản trị chi phí.
1.2.4. Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi
Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi đảm bảo rằng:
- Các lệnh sản xuất đã được lên kế hoạch đúng đắn, kịp thời.
- Nhu cầu về nguyên vật liệu, nhân công, ca máy và các nguồn lực
khác đều được tính toán và thể hiện cụ thể trong lệnh sản xuất một
cách chính xác.
- Các chi phí phát sinh liên quan đến lệnh sản xuất được theo dỏi và
ghi nhận một cách đầy đủ.
- Trong suốt quá trình sản xuất, lệnh sản xuất được thực hiện qua
phân xưởng nào thì được xác nhận bởi phân xưởng đó.
- Thành phẩm sản xuất ra được tính giá thành bằng phương pháp phù
hợp, chính xác. Hàng tồn kho đều được bảo quản thích hợp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển
đổi là một phần cốt lõi trong hệ thống thông tin quản lý của doanh
nghiệp. Thông tin kế toán trong quá trình sản xuất cung cấp một cách
đầy đủ, kịp thời và chính xác là một nhu cầu cấp thiết đặt ra đối với

9
hầu hết các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, hiện nay đa phần các
doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa thực sự
quan tâm đến các thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định
quản lý sản xuất. Với loại hình sản xuất mang tính cạnh tranh cao và
đòi hỏi thông tin mang tính tức thời, chính xác; việc tổ chức và sử
dụng cơ sở dữ liệu rời rạc, không mang tính hệ thống giữa các bộ
phận chức năng trong chu trình sản xuất... tại Công ty Gạch men
Cosevco - Đà Nẵng có những hạn chế nào ảnh hưởng trực tiếp đến
quá trình sản xuất, gây ra thiệt hại gì cho doanh nghiệp, gây cản trở
cho việc phát triển, mở rộng sản xuất của doanh nghiệp như thế nào
trong tương lai. Đó là phần tìm hiểu tiếp theo của luận văn trong
Chương 2.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG
TY GẠCH MEN COSEVCO - ĐÀ NẴNG
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY GẠCH MEN
COSEVCO – ĐÀ NẴNG
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Gạch men
Cosevco – Đà Nẵng
- Tên công ty: CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO – ĐÀ NẴNG
- Tên viết tắt: DACERA
- Tên giao dịch: COSEVCO CERAMIC TILES STOCK COMPANY.
- Địa chỉ: Đường số 9, Khu công nghiệp Hoà Khánh, phường Hoà
Khánh, quận Liên Chiểu, TP Đà Nẵng.
- Là công ty thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty
Xây dựng Miền Trung, với Giá trị thực tế của Doanh nghiệp: