Tải bản đầy đủ
CHƯƠNG 3GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH THẠNH

CHƯƠNG 3GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH THẠNH

Tải bản đầy đủ

59

 Tự đánh giá lại các quy trình và đưa ra các cải tiến để mang lại hiệu quả hơn.
 Duy trì các chương trình 5S, Kaizen ở các phòng ban đặc biệt là bộ phận sản
xuất.
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT THEO
TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY ĐẾN NĂM 2015
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống tài liệu, kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ
 Hệ thống tài liệu là thành phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý
chất lượng ISO 9001:2008. Qua đó, nó tạo sự thống nhất trong hành động của tổ
chức, là cơ sở để đảm bảo cho cải tiến chất lượng. Vì thế, nội dung tài liệu phải
phù hợp với hoàn cảnh thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang
làm”. Để đảm bảo điều này được thực hiện tốt thì công ty cần áp dụng các
nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:
 Các thành viên trong tổ chức cần phải tham gia xây dựng và soạn thảo tài
liệu.
 Các Trưởng bộ phận cần phải hướng dẫn và cho nhân viên tham gia vào
công tác xem xét, góp ý để hoàn thiện các tài liệu liên quan đến bộ phận, vị
trí hoạt động của đơn vị.
 Tất cả các tài liệu sau khi ban hành cần phải nhanh chóng triển khai áp dụng
vào thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả (trong thời gian từ 30 ngày
đến 45 ngày).
 Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ
các yêu cầu của tiêu chuẩn và tình hình hoạt động của công ty.
 Hệ thống tài liệu và hồ sơ cần đơn giản, tinh gọn để tạo sự thuận lợi trong việc
tác nghiệp (Các biểu mẫu gần giống nhau thì nên soạn thảo lại, gộp chunglại với
nhau để tránh rườm rà). Nhân viên kiểm soát tài liệu cần hiểu và nắm rõ các dấu
hiệu kiểm soát tài liệu có hiệu lực phê duyệt để tránh áp dụng các tài liệu lỗi thời.
 Lập danh mục, mục lục hồ sơ và cập nhật liên tục khi phát sinh. Ngoài hệ thống
tài liệu được in ra và đóng dấu kiểm soát ban hành đến từng bộ phận thì song

60

song đó, công ty sẽ cập nhật tài liệu (soft-file) trên hệ thống nội bộ của công ty.
Mỗi phòng ban sẽ được cấp 1 user để truy cập sử dụng để tạo sự thuận lợi.
 Mỗi phòng ban sẽ có một nhân viên chuyên phụ trách về chất lượng, sẽ được đào
tạo những kiến thức cơ bản nhất để hiểu rõ về hệ thống. Nhân viên này sẽ thực
hiện các công việc như: rà soát, cập nhật, điều chỉnh, bổ sung tài liệu liên quan
đến phòng ban của mình theo định kỳ, theo yêu cầu thực tế phát sinh.
 Công việc này sẽ do phòng QM – bộ phậm ISO đảm trách, kiểm soát và chịu
trách nhiệm trước Ban Giám Đốc. Bộ phận này sẽ lên kế hoạch cụ thể đối với
từng phòng ban về cách thức thực hiện, thời gian đánh giá và các hình thức xử
phạt khi không đạt yêu cầu …
3.2.2. Hoàn thiện việc lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động tại công ty
 Để đảm bảo chính sách chất lượng được thực hiện và trước tiên các mục tiêu chất
lượng phải phù hợp và hiệu quả. Để thực hiện được điều đó thì quá trình xây
dựng và triển khai các mục tiêu thì công ty cần thực hiện theo các bước như sau:

61

SỨ MỆNH – CHÍNH SÁCH
MỤC TIÊU – NHIỆM VỤ

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG
THỰC TẾ

TRONG DÀI HẠN

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
CẤP CÔNG TY HÀNG NĂM

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
CẤP BỘ PHẬN HÀNG NĂM

MỤC TIÊU THÁNG/ QUÝ
CỦA BỘ PHẬN

KẾ HOẠCH THÁNG/QUÝ
CỦA BỘ PHẬN

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH
Hình 3.1 Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu [2]
 Dựa vào sứ mệnh, mục tiêu dài hạn của công ty từ đó đề ra mục tiêu chất lượng
cấp công ty. Từ đó, các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu cho chính bộ phận của
mình và kế hoạch thực hiện cụ thể hàng quý/hàng tháng, cụ thể:

62

Chính sách chất lượng
1. Mục tiêu công ty
Mục tiêu

Kết quả hiện tại

Mục tiêu cần
đạt được

1.1
1.2.

2. Mục tiêu cấp
Mục tiêu
bộ phận
Bộ phận ….

Kết quả hiện tại

Mục tiêu cần
đạt được

2.1
2.2


3. Mục tiêu cá
Mục tiêu
nhân

Kết quả hiện tại

Mục tiêu cần
đạt được

Nhân viên A…
 Khi lập mục tiêu cần có sự tham gia của các Trưởng bộ phận, phải có thảo luận
để đưa ra mục tiêu cho phù hợp với tình hình thực tế, tránh trường hợp đưa mục
tiêu một cách chủ quan và áp đặt.
 Các mục tiêu khi xây dựng cần phải đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: nội dung
mục tiêu chất lượng phải cụ thể, có xác định thời gian rõ ràng, phải đo lường
được và phù hợp với thực tế. Đồng thời, các mục tiêu tương ứng cần lập một kế
hoạch cụ thể (áp dụng 5W) để theo dõi, kiểm soát hàng tháng để khi không theo
kịp tiến độ thì có giải pháp kịp thời để hành động khắc phục.
 Quá trình triển khai thực hiện mục tiêu phải tuân thủ theo chu trình chất lượng
Deming (PDCA):

63

 Plan (Lập kế hoạch): Dựa vào các mục tiêu (chất lượng) đã được xác định,
tiến hành lập kế hoạch cho từng giai đoạn nhằm đạt được các mục tiêu đó.
 Do (Thực hiện): Nhân viên các bộ phận/phòng ban thực hiện các công việc, kế
hoạch đề ra theo các quy trình tác nghiệp.
 Check (Kiểm tra/đánh giá): Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai
lệch trong quá trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa các
sai lệch đó.
 Act (Điều chỉnh, cải tiến): Điều chỉnh, cải tiến là các biện pháp can thiệp
nhằm đảm bảo thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đề ra hoặc cải tiến các
hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình mới.
 Khi thực hiện thấy không phù hợp thì tiến hành có kế hoạch điều chỉnh mục tiêu
kịp thời và có kế hoạch khắc phục để đạt đúng tiến độ đề ra.
 Bên cạnh việc thực hiện mục tiêu đúng quy trình trên thì công ty cần xây dựng
một chính sách khen thưởng, xử phạt cho phù hợp để tăng động lực, thúc đẩy cho
toàn thể nhân viên thực hiện các mục tiêu. Cụ thể như sau:
 Đối với nhân viên hoàn thành mục tiêu đề ra thì cần có chính sách khen
thưởng hợp lý và kịp thời. Tránh tình trạng hiện nay, dù thực hiện được hay
không thì cũng không có sự khác biệt trong chế độ lương.
 Cần xây dựng KPI cho từng phòng ban theo chiến lược và mục tiêu của từng
công ty. Theo đó, Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá trong việc thực hiện kết quả
công việc và mang tính công bằng, khách quan, chính xác.
3.3.3. Hoàn thiện công tác đo lường sự thỏa mãn của công nhân viên
Đo lường sự thỏa mãn của nhân viên để giúp cho công ty đánh giá được mức
độ thỏa mãn trong công việc hiện tại của họ và những yêu cầu, mong muốn, nguyện
vọng về công việc trong tương lai. Từ đó, giúp công ty sẽ đưa ra những giải pháp,
những chính sách để hỗ trợ và động viên nhân viên làm việc ngày một tốt hơn. Để
thực hiện được điều đó, trước hết công ty cần xây dựng quy trình đo lường sự thỏa
mãn của công nhân viên như sau:

64

 Xây dựng quy trình đo lường thỏa mãn của công nhân viên nhằm mục đích
hướng dẫn công ty thực hiện các cuộc khảo sát mức độ thỏa mãn và gắn kết của
nhân viên với công ty theo định kỳ hàng năm.
 Trong thời gian hai tuần của cuối năm (tháng 12 hàng năm), phòng Nhân sự sẽ
có trách nhiệm phát và thu bảng khảo sát (phụ lục 3) về. Sau đó, tiến hành phân
tích dữ liệu trong hai tuần kế tiếp để tiến hành xem xét mức độ thỏa mãn của
nhân viên. Do công ty hiện nay chia ra làm hai khối: lao động trực tiếp và lao
động gián tiếp. Vì thế, cần chia kết quả ra hai nhóm riêng biệt để có những chính
sách hỗ trợ khác nhau.
 Phân tích dữ liệu, đưa ra nhận xét kiến nghị với Ban Giám Đốc. Từ đó, đưa ra
những chính sách kịp thời và hợp lý.
3.3.4. Hoàn thiện quy trình đào tạo
Trong các yếu tố góp phần tạo dựng sự thành công cho doanh nghiệp, đào tạo
là một hoạt động hết sức quan trọng quyết định đến sự thành bại của tổ chức. Vì thế,
công ty cần chú trọng vào công tác này. Hiện tại, nó còn đang bỏ ngõ nên nâng cao
năng lực của tổ chức, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Hiện tại, quy trình quản lý nguồn nhân lực có đề cập đến công tác đào tạo
nhưng còn chung chung, chưa cụ thể rõ ràng. Vì thế, công ty cần xây dựng một quy
trình đào tạo riêng biệt trong đó:
 Đào tạo công nhân viên mới: giúp cho họ thích nghi với môi trường làm
việc mới, nâng cao hiệu quả công việc, tạo được mối quan hệ để họ gắn bó
lâu dài với công ty. Có hai trường hợp:
 Đối với nhân viên mới:
 Giới thiệu về tổng quan công ty.
 Giới thiệu nội quy, quy định, quy chế, nguyên tắc, chính sách và cách
tính lương thưởng.
 Giới thiệu về tầm quan trọng của chất lượng và các HTQLCL mà công ty
đang thực hiện.

65

 Giới thiệu kế hoạch công việc mà họ đảm nhận và những vẫn đề liên
quan về phòng ban/ bộ phận.
 Cần có kế hoạch rõ ràng, cụ thể để tránh tình trạng nhân viên mới bị
động, lãng phí thời gian.
 Đối với công nhân (lao động phổ thông):
Kế hoạch thử việc 7 ngày nhưng bắt buộc phải đào tạo “nhận thức về
chất lượng” ngay từ khi bắt đầu nhận việc.
 Nhân viên cũ: cần phải có kế hoạch về các lớp được đào tạo trong năm để
nhân viên đăng ký tham gia nâng cao chuyên môn, được tham gia những lớp
đạo tạo nội bộ hay bên ngoài theo quy định. Tránh tình trạng một người học
quá nhiều, còn người thì không tham gia lớp nào.
 Chuyền trưởng/ chuyền phó: khi được đưa lên các vị trí này thì bắt buộc phải
tham gia các lớp đào tạo về chất lượng, về các công cụ thống kê và qua các
kỳ sát hạch tay nghề cũng như sự am hiểu về bộ phận mình sẽ đảm nhiệm.
 Công tác này sẽ do phòng Nhân sự kết hợp với phòng QM thực hiện. Những
vấn đề liên quan về tổng quan công ty, nội quy, quy tắc phòng ban sẽ do
phòng Nhân sự đảm trách. Còn những vấn đề về chất lượng sẽ do phòng QM
thực hiện. Về tương lai lâu dài, tác giả kiến nghị Ban Giám Đốc cần xem xét
đến vấn đề xây dựng một trung tâm đào tạo tại công ty vì đây là vấn đề quan
trọng và mang lại nguồn lợi lâu dài cho công ty.
3.3.5. Áp dụng kỹ thuật thống kê
 Để có được một quyết định chính xác thì cần phải dựa trên những thông tin có
được và phân tích chúng. Để ra một quyết định liên quan về chất lượng thì
chúng ta cần phải xác định được yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng, yếu tố
nào kiểm soát được. Khi đó, kỹ thuật thống kê sẽ giúp cho công ty phân tích
dữ liệu. Từ dữ liệu có được sẽ xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
đang tồn tại hoặc là ở dạng tiềm năng, xác suất xảy ra cao để chúng ta đưa ra
các hành động khắc phục, phòng ngừa kịp thời và cần thiết.

66

 Khi áp dụng công cụ, kỹ thuật thống kê chúng ta sẽ thực hiện theo các bước
như sau:
 Thu thập số liệu
 Xử lý số liệu
 Từ đó, xác định những biến động làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện
của quá trình; phân tích nguyên nhân của những biến động này và đưa ra
các giải pháp để loại bỏ và ngăn chặn sự xuất hiện trở lại (nếu có).
 Các công cụ, kỹ thuật có thể áp dụng vào trong công ty như biểu đồ tiến trình,
phiếu kiểm tra, biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, biểu đồ tán xạ, biểu đồ kiểm
soát, biểu đồ quan hệ, biểu đồ cây, biểu đồ cột, tấn não công.
 Hiện tại, công ty đã thành lập một nhóm chất lượng bao gồm thành viên của
các phòng ban: Sản xuất, QM, QC, Mua hàng, Kế hoạch, Kỹ thuật, Thiết kế và
Bảo trì - Cơ điện. Với mục đích khi có vấn đề về chất lượng sản phẩm, nhóm
này sẽ họp lại thảo luận để tìm ra nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục
nhằm đảm bảo tính ổn định của sản phẩm, tăng năng suất, giảm chi phí do làm
lại hoặc do sửa chữa sản phẩm. Vì thế, để thực sự phát huy hiệu quả của nhóm
và nâng cao trình độ tác nghiệp của nhân viên thì nhóm chất lượng này cần
tiên phong trong việc vận dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý chất lượng như
biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, chu trình PDCA, lưu đồ, phương pháp động
não…vào trong công ty. Nhóm này sẽ thiết lập các biểu mẫu, chương trình
huấn luyện cho phù hợp với từng phong ban và đặc thù công việc để những
nhân viên này thực sự áp dụng được vào công việc.
 Bên cạnh đó thì cần có sự hỗ trợ từ Ban lãnh đạo, đưa ra các mục tiêu hoạt
động rõ ràng của nhóm, liên tục cập nhật các kiến thức quản trị chất lượng,
giao việc đúng người đúng nhiệm vụ, luôn luôn thúc đẩy và hướng dẫn các
nhóm.

67

3.3.6. Hoàn thiện chương trình 5S
 Công ty đã triển khai chương trình 5S trong một thời gian nhưng kết quả vẫn
chưa khả thì vì thế để mang lại hiệu quả cao thì công ty nên chú ý và khắc
phục các vấn đề sau:
 Dán các quy định tại các bảng thông báo ở các xưởng, nhà kho và đọc trên
loa phát thanh tại các xưởng trong các giờ nghỉ giải lao.
 Đào tạo ngay từ đầu cho các nhân viên và công nhân ngay khi bước vào
công ty về tầm quan trọng của 5S.
 Xây dựng hình thức thưởng phạt rõ ràng và minh bạch.
 Đội 5S thường xuyên kiểm tra và kiên quyết xử lý các trường hợp vi phạm,
tránh trường hợp qua loa hay nhắc nhở nhiều lần.
 Chuẩn bị đánh giá:
 Cần có kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đầy đủ tài liệu (các quy định 5S,
checklist) và các phương tiện hỗ trợ (máy ảnh …).
 Khi tiến hành đánh giá cần ghi nhận lại những bằng chứng thực tế tại nơi
đánh giá (chú ý góc chụp sao cho phản ánh rõ được mức độ sai phạm).
 Sau đó, tiến hành lập hồ sơ, ghi nhận vào phiếu không phù hợp và đưa ra
hành động khắc phục và thời gian thực hiện.
 Đội 5S gửi báo cáo kiểm tra cho trưởng phòng QM theo định kỳ quy định.
 Ngoài việc đánh giá theo định kỳ hàng tuần, phòng QM nên tiến hành đánh giá
đột xuất ở các Xưởng sản xuất và có những hình thức xử phạt trong những
trường hợp phát hiện điểm không phù hợp và hiện tượng tái phạm nhiều lần
như: không tuân thủ an toàn kim, hàng phế phẩm để chung với hàng bán thành
phẩm, không có bảng hiệu nhận dạng thành phẩm/ bán thành phẩm …
3.3.7. Áp dụng Kaizen
Trong thời gian qua, các nhân viên có đề xuất ý kiến cải tiến nhưng không
được Ban lãnh đạo quan tâm xem xét và áp dụng nên dần dần không còn nhân viên
nào có tinh thần để mà đề xuất cải tiến. Do vậy, công ty cần khuyến khích toàn bộ

68

công nhân viên tham gia đề xuất các sáng kiến cải tiến nên công ty cần thực hiện
những việc sau:
 Thành lập Ban cải tiến dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh Đạo công ty.
 Xây dựng quy chế khen thưởng đề xuất và có sáng kiến trong hoạt động tại
công ty.
 Phòng QM chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo nhận thức về triết lý cải tiến cho
các Trưởng/phó bộ phận các phòng ban.
 P.QM sẽ là nơi tiếp nhận các đề xuất, sáng kiến cải tiến, xem xét và đánh giá
sơ bộ.
 Tổ chức họp đánh giá đề xuất theo định kỳ 03 tháng/lần.
 Nếu đề xuất khả thi thì lập kế hoạch triển khai áp dụng thí điểm. Sau đó, sẽ áp
dụng đồng bộ các phòng ban.
3.3.8. Tính hiệu quả cho các giải pháp vừa đề xuất


Về nguồn lực: các giải pháp tác giả vừa nêu trên đều sử dụng nguồn lực hiện
có tại công ty. Điều đó cho thấy khi tiến hành công ty sẽ không tốn nhiều chi
phí cho công tác nhân sự. Còn về cơ sở hạ tầng thì chủ yếu là áp dụng một
cách có bài bản về các công cụ quản lý chất lượng, Kaizen … giúp cho Ban
Giám Đốc thực hiện một cách toàn diện về các cam kết duy trì hệ thống quản
lý chất lượng tại công ty.



Về hiệu quả: sẽ mang lại hiệu quả rất lớn vì những vấn đề còn tồn tại ở công
ty trong thời gian vừa qua chưa được quan tâm và xử lý triệt để. Do đó, nếu
tiến hành thực hiện thì công ty sẽ tiến đến hoàn thiện HTQLCL theo TCVN
ISO 9001:2008. Lúc đó, công ty sẽ không tốn nguồn lực(chi phí, nhân sự…)
để khắc phục những hậu quả xảy ra thường xuyên, khách hàng sẽ tin tưởng và
lượng hàng sản xuất sẽ tăng lên, mang lại doanh thu cho công ty, đảm bảo đời
sống cho công nhân viên …

69

KẾT LUẬN
Trong bối cạnh nền kinh tế ngày càng cạnh tranh gây gắt, đòi hỏi các tổ chức
cần phải chuẩn bị cho mình những yếu tố cần thiết để cạnh tranh và hòa nhập. Bên
cạnh nhiều yếu tố thì yếu tố cam kết với khách hàng về chất lượng là vấn đề đáng
quan tâm nhất. Nhận thấy điều đó, công ty đã xây dựng và triển khai HTQLCL theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 dù hiện tại có nhiều đóng góp tích cực với công ty nhưng
bên cạnh đó vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết.
Trên cơ sở vận dụng những kiến thức đã học cũng với hoạt động thực tiễn tại
công ty, tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng áp dụng TCVN ISO 9001:2008 tại
công ty thông qua bảng khảo sát và tổng hợp tài liệu tại công ty. Tác giả xác định
được những tồn tại trong hệ thống như hệ thống tài liệu lỗi thời; xây dựng mực tiêu
chưa hợp lý, cách đo lường chưa phù hợp; nhu cầu và mong đợi của nhân viên chưa
được quan tâm; chương trình đào tạo cho nhân viên chưa được chú trọng; công tác
theo theo dõi, đo lường và cải tiến hệ thống chưa được thực hiện một cách chủ động
và có hiệu quả và đã xác định được nguyên nhân của những vấn đề này.
Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống quản lý chất
lượng như: hoàn thiện hệ thống tài liệu, kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ; hoàn
thiện việc lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động tại công ty; hoàn thiện công tác
đo lường sự thỏa mãn của công nhân viên; hoàn thiện quy trình đào tạo; áp dụng kỹ
thuật thống kê; hoàn thiện chương trình 5S; áp dụng Kaizen.
Với những giải pháp này cùng với cam kết của Ban lãnh đạo công ty về việc
quyết tâm thực hiện và duy trì và cải tiến HTQLCLsẽ được thực hiện nhằm thỏa
mãn nhu cầu cao nhất của khách hàng, HTQLCL sẽ được hoàn thiện, nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh. Đồng thời, nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả hệ thống
của công ty, góp phần đảm bảo sự tồn tại và phát triển của công ty trong môi trường
cạnh tranh hiện nay.