Tải bản đầy đủ
CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨUBÌNH THẠNH

CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨUBÌNH THẠNH

Tải bản đầy đủ

28

 Ngày 29/12/2000, Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh đã cấp Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu số 4103000253 và công ty cổ phần
sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh chính thực hoạt động từ ngày
01/01/2001.
 Tháng 8/2001: Công ty nâng vốn điều lệ lên 17 tỷ đồng.
 Năm 2003: Vốn điều lệ của công ty là 25.5 tỷ đồng.
 Năm 2005: Công ty phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ lên 45.5 tỷ đồng để
thực hiện Dự án Cao ốc Văn phòng tại số 24C Phan Đăng Lưu, Phường 6,
Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.
 Tháng 9/2007, để thực hiện Dự án Xí nghiệp may tại xã Hắc Dịch, Huyện Tân
Thành, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, công ty đã huy động vốn thông qua phát
hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ lên thành 102.198.810.000 đồng.
 Tháng 1/2012, Công ty tăng vốn điều lệ từ 127.745.880.000 đồng lên
133.245.880.000 đồng. Phát hành 600.000 cổ phiếu cho cán bộ, nhân viên
công ty, nâng vốn điều lệ công ty lên 139.245.880.000 đồng.
Hiện nay, công ty có khoảng 2.500 cán bộ công nhân viên với 2 nhà máy chính và
công ty con:
 Nhà máy Bình Thạnh: 334A Phan Văn Trị, Q. Bình Thạnh TP.HCM
 Nhà máy Thạnh Mỹ: Cụm Công nghiệp Hắc Dịch, Xã Hắc Dịch, Huyện Tân
Thành, Bà Rịa – Vũng Tàu.
 Chi nhánh công ty CP May Hàng gia dụng - PPJ (chiếm 53%), nhà máy tại
Quảng Trị.
 Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và đầu tư Thừa Thiên Huế - UNIMEX (GPJ
chiếm 66%), nhà máy tại Huế.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay có khoảng gần 2.500 cán bộ công nhân viên bao gồm khối trực tiếp
là 2451 người, khối gián tiếp là 216 người. Trong đó, phòng QM sẽ chuyên trách
việc thực hiện HTQLCL TCVN ISO 9001:2008.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

29

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty [14]

30

2.1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Với 30 năm thành lập và trưởng thành, hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty liên tục phát triển song song với quá trình mở rộng quy mô đầu tư, xây
dựng các nhà xưởng mới với hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng quy chuẩn của
khách hàng. Công ty thường xuyên áp dụng các biện pháp cải tiến và nâng cao hiệu
quả hoạt động. Doanh thu xuất khẩu trực tiếp từ 2 triệu USD trong những năm đầu
thành lập đã lên đến 43,3 triệu USD trong những năm 2012, với thị trường xuất
khẩu ngày càng mở rộng.
Bảng 2.1 Doanh thu và lợi nhuận của công ty năm 2010, 2011 và 2012 [13]
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu/ Năm
Doanh thu
Lợi nhuận sau thuế

2010

2011

2012

416.012

726.236

994.275

36.755

67.131

35.893

1000

800

600
Doanh thu
Lợi nhuận sau thuế

400

200

0

Hình 2.2 Doanh thu và lợi nhuận sau thuế năm 2010, 2011 và 2012
Từ kết quả sản xuất kinh doanh trên, ta nhận thấy doanh thu hàng năm tăng
cao. Bên cạnh đó, lợi nhuận sau thuế tăng gần 2 lần (so năm 2011 với 2010) nhưng
riêng năm 2012 thì lợi nhuận sau thuế giảm nguyên nhân là do chi phí nguyên vật

31

liệu và chi phí vận chuyển hàng hóa gia tăng do ảnh hưởng của thị trường thế giới
và giá nguyên vật liệu trong kỳ tăng; chi phí lãi vay tăng cao do tài trợ hàng tồn kho
phục vụ nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh; các hạng mục đầu tư cải tạo, sửa
chữa nhà xưởng trong năm phục vụ cho việc nâng cao năng suất dẫn đến chi phí
khấu hao gia tăng; chi phí nhân công tăng phù hợp với số lượng công nhân tuyển
dụng mới để đáp ứng kế hoạch sản xuất.
2.2. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008
CỦA CÔNG TY
2.2.1. Tổng quan về HTQLCL của công ty
 Nhằm nâng cao năng suất và năng lực canh tranh với các doanh nghiệp trong
cùng ngành, Ban Lãnh Đạo cùng toàn thể CB – CNV đã tiến hành triển khai
xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào năm 1999.
Đến ngày 22/08/2001 HTQLCL của được đánh giá và cấp chứng nhận
theoTCVN ISO 9001:2000 bởi tổ chức QMS – BVQI.
 Năm 2004 - 2007: tái đánh giá chứng nhận cho hệ thống, đánh giá giám sát
của tổ chức chứng nhận và thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ.
 Năm 2010: tổ chức tái đánh giá và cấp giấy chứng nhận cho HTQLCL theo
TCVNISO 9001:2008 được áp dụng cho toàn bộ các nhà máy trực thuộc công
ty và các nhà máy, các công ty liên kết. Áp dụng tiêu chuẩn cho các phòng
ban, bộ phận ngoại trừ phòng Kế toán và Xuất Nhập Khẩu.
 Điều khoản loại trừ
Điều khoản loại trừ:Điều khoản 7.5.2 của ISO 9001: 2008 - Xác nhận giá trị
sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ[10].
Lí do: Hiện nay, các nhà máy chỉ sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách
hàng. Toàn bộ các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm được quy định bởi khách hàng,
do đó hướng dẫn sử dụng, bảo hành sản phẩm và các dịch vụ liên quan do khách
hàng cung cấp cho người tiêu dùng. Ngoài ra, nhà máy kiểm soát quy trình sản xuất
từ mua hàng đến lúc xuất xưởng, kiểm soát “nhận biết và truy nguyên nguồn gốc
sản phẩm” nên chất lượng sản phẩm luôn được đảm bảo chất lượng và khi ký hợp

32

đồng với khách hàng, công ty cam kết chịu trách nhiệm trước khách hàng về chất
lượng sản phẩm.
2.2.2. Chính sách chất lượng
 Chính sách chất lượng được xây dựng cho toàn bộ các Nhà máy trực thuộc của
công ty và các nhà máy của các công ty liên kết khác. BGĐ công ty và các nhà
máy xây dựng chính sách quản lý và phổ biến đến tất cả các cán bộ, công nhân
viên. Chính sách này bao gồm các vấn đề có liên quan đến chất lượng và trách
nhiệm xã hội. Đại diện Lãnh đạo (ĐDLĐ) và Trưởng các Phòng ban theo dõi và
hỗ trợ cho nhân viên để đảm bảo họ thấu hiểu và áp dụng chính sách này vào
công việc hàng ngày của họ. Ngoài ra, chính sách quản lý còn được phổ biến
rộng rãi cho các bên có liên quan như khách hàng, nhà cung ứng, cơ quan chính
quyền, cổ đông ...
 Với yêu cầu của thị trường, sự phát triển xã hội, khả năng thực hiện của công ty,
Ban Giám đốc, Trưởng các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu thích hợp cho từng
năm để hỗ trợ việc hoàn thành chính sách. Trưởng các bộ phận cũng xây dựng,
áp dụng kế hoạch thực hiện cho từng mục tiêu và theo dõi các kế hoạch thực hiện
hàng tháng để có biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu.
 BGĐ và ĐDLĐ về chất lượng, ĐDLĐ về trách nhiệm xã hội, về an toàn sức khoẻ
nghề nghiệp hỗ trợ cho các bộ phận để hoàn thành mục tiêu đã đề ra. HTQLCL
phải đảm bảo kiểm soát nội bộ nhằm khắc phục và ngăn ngừa những sự không
phù hợp và định hướng đúng theo chính sách đã đặt ra. Cụ thể các chính sách
chất lượng đó là:
 Thỏa mãn tối đa các yêu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng về chất lượng sản
phẩm.
 Đầu tư thỏa đáng, cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý, các phương tiện,
thiết bị để không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm.
 Giá thành sản phẩm tốt.
 Giao hàng đúng hạn.

33

2.2.3. Nội dung hệ thống quản lý chất lượng
Để đáp ứng yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008, công ty đã xác định và quản
lý các quá trình có liên quan và tương tác lẫn nhau bắt đầu khi tiếp nhận thông tin
khách hàng và giao sản phẩm cho khách hàng. Nội dung của HTQLCL gồm:
 Các phương pháp, chuẩn mực thực hiện để đảm bảo kết quả của từng quá
trình;
 Các biện pháp theo dõi – đo lường;
 Các nguồn lực cần có của mỗi quá trình;
 Trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí trong tổ chức đến từng quá trình cũng
như mối quan hệ giữa các quá trình.
Những nội dung nay sẽ được cụ thể hóa qua hệ thống tài liệu được ban hành
và áp dụng tại công ty. Hệ thống tài liệu này được chia thành 04 cấp:

Chính sách
Mục tiêu
chất lượng
Sổ tay chất lượng
Thủ tục - Quy trình bắt buộc - Quy
trình tác nghiệp

Biểu mẫu, quy định, hướng dẫn công việc, các văn
bản pháp quy liên quan

Hình 2.3 Cấu trúc hệ thống tài liệu tại công ty [14]

34

Trong đó:
Sổ tay chất lượng là tài liệu giới thiệu về HTQLCL bao gồm:
 Giới thiệu công ty.
 Mô tả phạm vi áp dụng và các điều khoản loại trừ.
 Chính sách chất lượng.
 Sự tương tác giữa các quá trình trong HTQLCL.
Các hoạt động chính của công ty và hoạt động sản xuất được thể hiện như sau:

35

KHÁCH HÀNG

KINH DOANH

THIẾT KẾ &
PHÁT TRIỂN
KỸ THUẬT

MUA HÀNG

SẢN XUẤT

QC

Khách hàng
đưa thông tin
yêu cầu

Tiếp nhận yêu
cầu KH

Xem xét hồ sơ các
thông tin & yêu
cầu của sản phẩm

Không đạt

Xem xét
yêu cầu KH
Đạt

Thiết lập hồ sơ
các thông tin &
yêu cầu của KH

Công tác Chuẩn
Bị dữ liệu báo
giá

Kiểm tra/cập nhật
năng suất sản
xuất

QC Kiểm tra
đầu vào

Sản phẩm
mới hay cũ

Báo giá cho
KH
Đạt

BGĐ
Duyệt

Dự tính định mức
và chi phí



Họp triển khai SP
mới để tính giá

Định mức chi phí
NVL và kế hoạch
thu mua

Mới

Mua NVL theo
Kế hoạch sản
xuất

Lập, Phân công và
theo dõi kế hoạch
Thu mua NPL và
KH SX

Sản xuất sản
phẩm theo kế
hoạch

QC Kiểm tra
trên chuyền

Đạt

Không
đạt

Tiến hành
xem xét báo giá

Cập nhật Tài liệu
sản xuất, QT SX
SP

Duyệt Mẫu
và các công
đoạn sản
xuất

QC Final
Kho hoàn thành
đóng gói và lưu
trữ hàng hóa

Không
đạt

Nhận đơn hàng
từ KH

Xem xét thời hạn
và giá trị đơn
hàng

Lập kế hoạch
thực hiện đơn
hàng

Hiệu
chỉnh

Danh sách công
việc/công đoạn,
xếp chuyển mẫu

Chỉnh sửa
NO thiết
kế, công đoạn

Đạt

Đạt

Đạt

Không đạt

Xác nhận
đơn hàng

Đạt

Tiến hành hiệu
chỉnh

Duyệt

Thủ tục XNK
Vận chuyển hàng
hóa, giao cho
KH

Hình 2.4 Quá trình hoạt động chính của công ty [14]

36

Quy trình
Là các tài liệu thuộc cấp thứ hai bao gồm các thủ tục cần thực hiện nhằm đảm
bảo vận hành có hiệu quả của HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008. Nội dung của
một quy trình bao gồm: mục đích, phạm vi áp dụng, quy trình, tài liệu tham khảo,
biểu mẫu.
Các quy trình ở bao gồm:
Bảng 2.2 Các quy trình tại công ty [14]
STT

Tên quy trình

Mã số

1

Quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ

QT/4.2.3/01

2

Quy trình họp xem xét của lãnh đạo

QT/5.6

3

Quy trình quản lý nguồn lực

QT/6.1/01

4

Quy trình hướng dẫn làm thêm giờ

QT/6.1/02

5

Quy trình giải quyết khiếu nại của công nhân viên

QT/6.1/03

6

Quy trình tính lương và chế độ

QT/6.1/04

7

Quy trình chấm công tự động và xử lý chấm công

QT/6.1/05

8

Quy trình khởi động

QT/7.2.2/02

9

Quy trình thiết kế và phát triển

QT/7.3/01-01

10

Quy trình kiểm soát hàng gia công

QT/7.4.1/02

11

Quy trình kiểm soát đầu vào

QT/7.4.2/01

12

Quy trình bán hàng

QT/7.4.2/02

13

Qui trình cắt

QT/7.5.1/02

14

Qui trình may

QT/7.5.1/03

15

Quy trình hoàn thành, nhập kho, bảo quản và giao hàng

QT/7.5.1/04

16

Quy trình kiểm soát kim may và vật dụng sắc nhọn

QT /7.5.1/06

17

Quy trình kiểm soát tài sản do khách hàng cung cấp

QT/7.5.4/01

37

18

Quy trình truy vết sản phẩm

QT/7.5.5/02

19

Quy trình kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

QT/7.6

20

Quy trình kiểm tra sản phẩm cuối cùng

QT/8.2.4/02

21

Quy trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến

QT/8.4/01

22

Quy trình giải quyết khiếu nại của KH

QT/8.5.2/01

23

Quy trình nhập - xuất và bảo quản NPL

QT/7.4.1/02

24

Quy trình kiểm soát an ninh

QT/6.1/01-06

25

Quy trình kiểm soát bảo vệ

QT/6.1/01-04

26

TT đánh giá nhà cung cấp

TT/7.4.1/01

27

Thủ tục lập, điều độ và ĐG kế hoạch SX

TT/7.5.1/01

28

Thủ tục đánh giá nội bộ

TT/8.2.2/01

29

Thủ tục hành động khắc phục

TT/8.5.2/02

30

Thủ tục hành động phòng ngừa

TT/8.5.3/01

31

Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp

TT/8.3

Ghi chú:
Tất cả các số mã hoá đều phải bắt đầu bằng mã hóa TL/BM, số điều khoản
liên quan, sau đó mới đến số thứ tự của TL/BM trong điều khoản đó.
Các tài liệu nghiệp vụ
Chỉ ra cách thức thực hiện từng công việc nhằm hướng dẫn các nhân viên mới
dễ tiếp cận công việc và và căn cứ để thực hiện công việc với tất cả nhân viên.
Các biểu mẫu, các loại hồ sơ
Các biểu mẫu là những mẫu phiếu để ghi nhận và thu thập thập thông tin trong
quá trình thực hiện các công việc liên quan.
Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt, nó là kết quả của các hoạt động
được ghi lại: các biểu mẫu đã điền đủ thông tin, các báo cáo, biên bản họp … Hồ sơ

38

chất lượng được hoàn chỉnh trong suốt quá trình thực hiện công việc. Nó cung cấp
bằng chứng khách quan về hoạt động của hệ thống chất lượng.
2.3. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY
2.3.1. Hệ thống quản lý chất lượng - Điều khoản 4
Kết quả khảo sát tham khảo phụ lục 2.
2.3.1.1. Quản lý hệ thống và các quá trình
Từ kết quả khảo sát cho thấy rằng các hoạt động cần thiết đều được chuẩn hóa
thành quy trình với 61 ý kiến chiếm 48.03%. Trong đó, chỉ có 21/127 ý kiến (chiếm
16.53%) cho rằng các quy trình đã được ban hành thực sự phát huy được hiệu quả
của nó.
2.3.1.2. Hệ thống tài liệu
Trãi qua nhiều kỳ đánh giá nội bộ và đánh giá của tổ chức chứng nhận, hệ
thống tài liệu của công ty đã từng bước dần dần có những thay đối đáng kể về hệ
thống tài liệu.
Về hình thức
 Công ty áp dụng triệt đế nguyên lý “Làm đúng ngay từ đầu” trong việc soạn thảo
văn bản, có quy trình cụ thể nên trình bày rõ ràng, mã hóa quy trình và tuân thủ
theo đúng quy trình kiểm soát tài liệu đã ban hành.
 Thể hiện qua lưu đồ giúp người đọc dễ hiểu, thuận lợi cho công tác phổ biến.
 Các tài liệu được đưa lên mạng nội bộ giúp dễ dàng trong việc áp dụng cũng như
tra cứu khi cần thiết cho tất cả nhân viên.
Về nội dung
 Qua nhiều lần sửa đổi, nội dung có sự thay đổi đáng kể, dần dần đã phù hợp với
hoạt động thực tế. Tuy nhiên, theo khảo sát thì có 69/127 ý kiến (chiếm 55%)
cho rằng hệ thống tài liệu có” tính đầy đủ, sẵn sàng và phụ hợp với hoạt động
thực tế” và 40/127 ý kiến (chiếm 31.5%) cho rằng hệ thống tài liệu mang lại hiệu
quả.