Tải bản đầy đủ
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ

Tải bản đầy đủ

-5-

ƒ Có cấu trúc của tổ chức để liên kết các phạm vi trách nhiệm trong nội bộ
của tổ chức đó.
ƒ Có nhu cầu về thông tin, nhất là thông tin kế toán để tồn tại và phát triển.
1.2.Nhu cầu thông tin kế toán nói chung và thông tin kế toán trách nhiệm
quản lý nói riêng đối với hoạt động của một tổ chức
1.2.1. Thông tin kế toán đối với hoạt động của một tổ chức
Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý nhằm mang lại lợi ích cho người
nhận và sử dụng nó trong việc nâng cao hiệu quả cho việc ra quyết đònh của
mình. Bản chất của thông tin kế toán là phản ánh chi phí đã bỏ ra trong quá trình
hoạt động ở một tổ chức để đạt được các mục tiêu chung. Thông tin kế toán được
biểu hiện dưới hình thái giá trò. Để thông tin đưa ra dưới dạng hữu ích, thông tin
được tổng hợp thành các báo cáo kế toán đáp ứng cho những nhu cầu của người
sử dụng thông tin.
Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần thông tin kế toán để tồn tại và phát
triển. Tổ chức kinh tế cần thông tin kế toán để xác đònh kết quả kinh doanh trong
kỳ hoạt động của mình. Tổ chức phi chính phủ cần thông tin kế toán để xác đònh
mức độ phục vụ của mình đối với cộng đồng, xã hội... Tóm lại, thông tin kế toán
có vai trò quan trọng trong một tổ chức.
Thông tin kế toán không những cần thiết cho người ra quyết đònh quản lý
bên trong doanh nghiệp mà còn cần cho cả những người bên ngoài doanh nghiệp
như các chủ nợ, các cơ quan, tổ chức quan tâm đến hoạt động của doanh nghiệp
nhằm phục vụ cho việc ra các quyết đònh kinh tế của họ.
1.2.2. Nhu cầu thông tin kế toán trách nhiệm quản lý đối với hoạt động của
một tổ chức

-6-

Đối với hệ thống kế toán trách nhiệm quản lý, thông tin của nó thể hiện
hành vi quản lý của các cấp quản trò khác nhau trong tổ chức. Thông qua các
dòng thông tin này các nhà quản trò ở cấp cao có thể đánh giá đúng đắn thành
quả quản lý của các nhà quản trò cấp thấp hơn trong việc thực hiện các mục tiêu
chung. Từ đó, các nhà quản trò có thể đưa ra những quyết đònh thích hợp để phát
huy những mặt tích cực và ngăn ngừa những hạn chế để đạt được những mục
tiêu chung.
Việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trò các cấp có chính
xác hay không đều phải dựa trên chất lượng thông tin mà kế toán trách nhiệm
quản lý mang lại. Giá trò của thông tin được đo lường bằng kết quả từ các hoạt
động theo yêu cầu của người ra quyết đònh.
Những thông tin có chất lượng tốt là những thông tin có giá trò đối với
người sử dụng nó. Đối với thông tin do kế toán trách nhiệm quản lý cung cấp, nó
cần thể hiện rõ nguyên nhân và kết quả hoạt động của các bộ phận. Một thông
tin có chất lượng tốt cơ bản cần thỏa mãn những yêu cầu sau:
-

Tính đầy đủ

-

Tính thích hợp

-

Kòp thời

-

Đúng đắn theo yêu cầu

-

Dễ hiểu

-

Trọng yếu

-

Có liên quan tới những người có thẩm quyền

-

Thông tin chỉ có ích khi chi phí mang lại thông tin này thấp hơn giá trò sử
dụng nó.

-7-

2. Sự phân cấp trong tổ chức
Việc phân cấp, phân chia trách nhiệm trong cơ cấu của một tổ chức là xác
đònh trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức, xác đònh quyền ra quyết đònh
của mỗi cấp bậc quản trò trong tổ chức. Sự phân cấp trong một tổ chức không chỉ
liên quan đến một số ít các nhà quản trò cao cấp mà còn liên quan đến các nhà
quản trò khác trong tổ chức.
Việc phân cấp trong một tổ chức có những ưu điểm và hạn chế như sau
+ Ưu điểm:
-

Các nhà quản trò cấp cao giảm bớt được việc giải quyết những công
việc hàng ngày để họ tập trung hơn trong việc phát triển chiến lược, ra
các quyết đònh ở mức cao hơn và phối hợp các hoạt động của tổ chức
dễ dàng hơn.

-

Việc phân cấp sẽ tạo cho nhà quản trò cấp thấp thêm kinh nghiệm
trong việc ra quyết đònh, nếu không có nhiều kinh nghiệm thực tế họ
sẽ bò hạn chế trong việc đưa ra những quyết đònh khi họ được đề bạt
lên mức cao hơn.

-

Thêm trách nhiệm và sự ủy quyền trong việc ra quyết đònh thông
thường sẽ làm gia tăng sự quan tâm trong công việc. Nó làm công việc
ngày càng thích thú và khuyến khích mọi người nỗ lực nhiều hơn trong
hoạt động.

-

Các nhà quản trò cấp thấp nói chung sẽ có nhiều chi tiết và những
thông tin hàng ngày về tình trạng hoạt động trong phạm vi trách nhiệm
của mình hơn là các nhà quản trò cấp cao. Do đó, những quyết đònh của
nhà quản trò cấp thấp thông thường dựa trên những thông tin gắn liền
với thực tế hơn.

-8-

-

Phân cấp quản lý gắn liền với xác đònh nhiệm vụ và quyền hạn ở các
cấp quản lý nên có cơ sở để đánh giá thành quả của các cấp quản lý.

+ Hạn chế:
-

Các nhà quản trò cấp thấp sẽ ra những quyết đònh mà chưa có sự am
hiểu đầy đủ về phạm vi chung. Trong khi đó, các nhà quản trò cao cấp
có ít những thông tin chi tiết về hoạt động hơn là các nhà quản trò cấp
thấp. Để tránh xảy ra việc này, tất cả các thông tin ở các cấp khác
nhau cần phải chuyển cho giám đốc điều hành và các nhà quản trò cao
cấp khác để họ có những điều chỉnh thích hợp khi cần thiết.

-

Trong một tổ chức có sự phân cấp rõ rệt có thể xuất hiện tình trạng
thiếu cộng tác giữa các nhà quản trò được phân cấp với nhau. Để tránh
tình trạng này, cần phải xác đònh rõ ràng chiến lược và phổ biến cho
toàn tổ chức.

-

Ở những nơi có sự phân cấp mạnh mẽ, các ý kiến về sự đổi mới sẽ khó
khăn hơn khi phổ biến trên toàn tổ chức. Nhiều bộ phận trong tổ chức
có thể có những ý tưởng xuất sắc nhưng nếu không có sự điều hành
mạnh mẽ ở trung tâm nó sẽ không thể chia sẻ kinh nghiệm với các bộ
phận khác.

Tổ chức cần phải thúc đẩy các cá nhân thực hiện công việc của mình phù
hợp với mục tiêu của tổ chức. Mỗi cá nhân đều có mục tiêu riêng của mình, mục
tiêu của họ không nhất thiết phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Để
thúc đẩy các cá nhân trong tổ chức, tổ chức cần có hệ thống đánh giá công việc
của các cá nhân và thoả mãn các nhu cầu cho họ tương xứng với công sức mà họ
đã thể hiện.
3. Sự thay đổi trong môi trường kinh doanh

-9-

Ngày nay, cùng với sự thay đổi mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh,
việc cạnh tranh ở nhiều lónh vực khác nhau đã mang tính toàn cầu thì sự thúc đẩy
công cuộc cải cách về sản xuất và chất lượng dòch vụ ngày càng trở nên cấp
bách. Song song với việc nâng cao chất lượng sản phẩm, để chiếm lónh thò
trường là sự cải cách về các phương thức quản trò một tổ chức. Việc thay đổi
mạnh mẽ này đã ảnh hưởng sâu sắc đến việc thực hành kế toán. Việc cần thiết
đầu tiên là các tổ chức cần có sự đánh giá đúng đắn về những sự thay đổi các
phương thức quản trò. Trong thập niên tám mươi của thế kỷ trước, nhiều công ty
đã thực hiện mạnh mẽ việc cách tân, bắt đầu từ môi trường quản lý“ Hệ thống
hàng tồn kho kòp thời”(Just in time inventory systems -JIT) chuyển qua môi
trường “Quản lý chất lượng toàn diện”(TQM), quá trình tái lập công ty và nhiều
chương trình quản trò khác. Khi thực hiện đúng đắn các chương trình này có thể
làm tăng chất lượng, giảm chi phí, tăng doanh số bán, nâng cao trách nhiệm với
khách hàng và gia tăng lợi nhuận.
4. Kế toán trách nhiệm quản lý
Các nhà quản trò cần có công cụ để đánh giá và khuyến khích mọi người
trong tổ chức thực hiện công việc nhằm hướng đến mục tiêu, chiến lược chung
của tổ chức. Kế toán trách nhiệm quản lý sẽ chỉ ra những khái niệm và công cụ
khác nhau được sử dụng để đánh giá, khuyến khích mọi người thực hiện công
việc của mình để hướng đến mục tiêu chung.
4.1.Vai trò của kế toán trách nhiệm quản lý trong hoạt động của doanh
nghiệp
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh việc đề ra và thực hiện các quyết
đònh quản lý một cách chính xác, kòp thời và hiệu quả là một đòi hỏi quan trọng
đối với các nhà quản trò. Do đó, việc cần nhận biết được những thông tin kinh tế

-10-

cần thiết về tình hình hoạt động kinh tế tài chính một cách đầy đủ, chính xác, và
trung thực là một yêu cầu cấp thiết.
Muốn điều hành quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được hiệu quả,
nhà quản trò cần xác lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch và triển khai việc thực
hiện mục tiêu của mình. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trò phải không
ngừng kiểm tra, đôn đốc và đánh giá việc thực hiện mục tiêu chung của các cấp
thừa hành thông qua việc phân tích, tính toán hiệu quả của từng hoạt động, từng
khâu, từng sản phẩm ,vv…
Kế toán trách nhiệm quản lý là một công cụ để các nhà quản trò cấp cao
đo lường và đánh giá thành quả của các nhà quản trò từng bộ phận trong việc
thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
4.2.Các trung tâm trách nhiệm
Cơ sở của hệ thống kế toán trách nhiệm là sự thiết lập cho mỗi bộ phận
trong tổ chức như một trung tâm trách nhiệm riêng biệt.
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà ở đó các nhà
quản trò có quyền và trách nhiệm đối với thành quả hoạt động của trung tâm. Có
3 loại trung tâm trách nhiệm phổ biến.
Trung tâm chi phí
Là trung tâm trách nhiệm mà ở đó, người đứng đầu trung tâm này chỉ có
trách nhiệm về kiểm soát chi phí trong phạm vi quản lý của mình mà không có
quyền đối với việc tiêu thụ sản phẩm.
Trung tâm lợi nhuận
Là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản trò trung tâm này phải chòu
trách nhiệm về lợi nhuận đạt được trong đơn vò mình. Lợi nhuận bao gồm doanh

-11-

thu trừ chi phí, do đó họ có trách nhiệm về kiểm soát doanh thu cũng như chi phí
trong phạm vi của mình.
Trung tâm đầu tư
Là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản trò chòu trách nhiệm đối với
lợi nhuận và vốn đầu tư của đơn vò đó.
4.3. Các phương pháp nghiệp vụ cơ sở sử dụng trong kế toán trách nhiệm
quản lý
4.3.1. Lập kế hoạch
Kế hoạch là những tính toán dự kiến, cách thức huy động, sử dụng nguồn
lực tài chính và các nguồn lực khác trong một thời gian nhất đònh. Lập kế hoạch
là quá trình tập hợp thông tin để đưa ra một dự báo trong tương lai. Quá trình lập
kế hoạch là một công việc quan trọng trong hoạt động quản lý của các nhà quản
trò.
a) Lợi ích của kế hoạch
Mục tiêu của các tổ chức kinh tế là tối đa hóa lợi nhuận. Kế hoạch giúp
cho việc hoạch đònh và kiểm soát hoạt động của công ty, thông qua hai chức
năng này, nhà quản trò thực hiện mục tiêu lợi nhuận của mình.
Kế hoạch mang lại những lợi ích sau
+ Kế hoạch cung cấp những dự kiến của nhà quản trò trong một tổ chức.
+ Kế hoạch thúc đẩy các nhà quản trò phải hướng về tương lai. Chẳng
hạn, thay vì chờ đợi việc bán hàng xảy ra, người quản lý phải biết
trước vấn đề, giải quyết vấn đề trước khi chúng bế tắc.

-12-

+

Quá trình lập kế hoạch cũng thể hiện cách thức về việc phân bố các
nguồn lực cho những bộ phận, những nơi có thể sử dụng hiệu quả các
nguồn lực này.

+ Kế hoạch xác đònh mục tiêu và chiến lược, nó có thể xem như tôn chỉ
cho việc đánh giá việc thực hiện chúng.
b) Trách nhiệm và trình tự lập kế hoạch
Mỗi cấp quản trò đều có trách nhiệm đối với phạm vi kiểm soát của mình.
Họ phải có những cam kết và kiểm soát việc thực hiện chúng.Vì vậy, trách
nhiệm lập kế hoạch ở cấp nào thì nhà quản trò ở cấp đó phải thực hiện. Quá trình
này được thể hiện qua sơ đồ sau
Sơ đồ1:
Quá trình lập kế hoạch
Ban quản trò cao cấp

Nhà quản trò cấp
trung gian

Nhà quản trò cấp
cơ sở

Nhà quản trò cấp
cơ sở

Nhà quản trò cấp
trung gian

Nhà quản trò cấp
cơ sở

Nhà quản trò cấp
cơ sở

Kế hoạch được thực hiện từ cấp có trách nhiệm thấp nhất đến cấp có
trách nhiệm cao nhất. Kế hoạch cấp nào do chính nhà quản trò ở cấp đó thực
hiện rồi đệ trình lên cấp cao hơn. Khi chính những nhà quản trò ở mỗi cấp lập kế
hoạch cho cấp của mình, tức là lập kế hoạch cho chính họ, nó sẽ có những ích lợi
như:

-13-

-

Các quan điểm và ý kiến của những người quản trò các cấp đều có giá
trò với nhà quản trò cấp cao.

-

Những người trực tiếp liên quan đến hoạt động của bộ phận nào thì lập
kế hoạch cho hoạt động đó. Vì vậy, kế hoạch sẽ sâu sát với thực tế
hơn.

-

Các nhà quản trò sẽ phải có trách nhiệm hoàn thành một kế hoạch do
chính họ thiết lập hơn là thực hiện những kế hoạch của người khác.

-

Tất cả các kế hoạch các cấp đều được cấp quản lý cao hơn xem xét,
trước khi chấp thuận.

Như vậy, tất cả các cấp đều phải được tham gia quá trình lập kế hoạch.
Mỗi cấp đều góp phần cho việc lập kế hoạch thống nhất. Các nhà quản trò cao
cấp sẽ dựa trên những kế hoạch chi tiết bên dưới để quyết đònh những chính
sách lớn hơn, đồng thời giúp ích cho việc lập kế hoạch cho tổng thể toàn Công
ty.
4.3.2. Phân loại chi phí và Phân bổ chi phí
a) Phân loại chi phí
Chi phí tồn tại trong tất cả các dạng tổ chức. Đối với những nhà quản trò
thì chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chòu
ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí phát sinh. Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao
kiểm soát được các khoản chi phí. Nhận diện, phân tích các hoạt động sinh ra
chi phí để có thể quản lý chúng, từ đó mới có thể đưa ra những quyết đònh đúng
đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phục vụ cho hệ
thống kế toán trách nhiệm quản lý, chi phí được phân loại như sau:
• Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí

-14-

Nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết
đònh của nhà quản trò. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của nó nghóa là xem
xét việc biến động chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi. Khi mức hoạt động
kinh doanh thay đổi, các nhà quản trò cần phải thấy trước chi phí sẽ biến động tốt
hay xấu và biến động bao nhiêu tương ứng với mức hoạt động.
Theo mục đích này, chi phí được chia thành biến phí, đònh phí và chi phí
hỗn hợp.
Biến phí là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với biến động
về mức độ hoạt động. Biến phí khi tính cho một đơn vò thì nó ổn đònh, không
thay đổi. Khi không hoạt động thì nó không phát sinh.
Đònh phí là những khoản chi phí không biến đổi khi mức độ hoạt động
thay đổi nhưng khi tính cho một đơn vò hoạt động căn cứ thì đònh phí hoạt động
thay đổi. Khi mức độ hoạt động tăng lên thì đònh phí cho một đơn vò hoạt động
căn cứ giảm và ngược lại.
Đònh phí bao gồm các khoản chi phí như khấu hao, tiền lương cố đònh của
bộ phận quản lý. Đònh phí không có nghóa là chi phí không thể thay đổi mà chỉ
có nghóa là nó không khả biến; vì vậy đònh phí được chia làm hai loại đònh phí
tùy ý và đònh phí bắt buộc.
Chi phí hỗn hợp là những chi phí bao hàm cả yếu tố khả biến và bất biến.
• Phân loại chi phí theo chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát
được
Đây là những khoản chi phí phản ánh phạm vi và quyền hạn của các nhà
quản trò các cấp đối với những loại chi phí.
Chi phí kiểm soát được:

-15-

Là những khoản chi phí mà nhà quản trò có thẩm quyền quyết đònh về sự
phát sinh của nó.
Chi phí không kiểm soát được:
Là những khoản chi phí mà nhà quản trò không có thẩm quyền quyết đònh
sự phát sinh chi phí, ví dụ như các khoản chi phí chung mà Công ty phân bổ.
Việc phân loại chi phí như trên giúp cho việc đánh giá trách nhiệm quản
lý của các cấp quản trò được chính xác hơn. Các nhà quản trò cấp cao thì có phạm
vi và quyền hạn rộng hơn các nhà quản trò cấp thấp hơn trong việc ra quyết đònh
và kiểm soát chi phí.
b) Phân bổ chi phí
Trong mỗi doanh nghiệp bên cạnh các chi phí phát sinh trực tiếp tại các
bộ phận, phòng ban thì tồn tại các khoản chi phí chung phục vụ cho tất cả các bộ
phận. Các khoản chi phí này không bóc tách được riêng rẻ cho từng bộ phận gọi
là chi phí chung. Để đánh giá thành quả quản lý của các bộ phận một cách tương
đối đầy đủ, các khoản chi phí này cần được phân bổ cho các đối tượng liên quan.
Có nhiều cơ sở để phân bổ chi phí chung cho các bộ phận. Tuy nhiên, sự phân bổ
đôi khi tùy tiện nên đưa đến việc phản ánh sai lệch thông tin. Để khắc phục
nhược điểm này, nhiều tổ chức ngày nay đã chọn việc không phân bổ chi phí
chung hoặc áp dụng phương pháp phân bổ dựa trên hoạt động gọi tắt là ABC
(Activity Base Costing). Theo phương pháp này các yếu tố chi phí sản xuất
chung sẽ được nhận diện theo từng loại hoạt động đã gây ra chi phí, và chính các
nguyên nhân gây ra chi phí này sẽ được lựa chọn làm tiêu thức phân bổ phù hợp
với từng loại hoạt động.
4.3.3. Phân tích chênh lệch