Tải bản đầy đủ
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH 5S

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH 5S

Tải bản đầy đủ

5

Seiton (Sắp xếp): những vật này cần đƣợc sắp xếp ở điều kiện tốt và sẵn sàng
„để dùng” và “đảm bảo an toàn” (không bị dùng sai để ngăn ngừa sự cố).
Seiso (Sạch sẽ): làm sạch bằng cách „thu lƣợm rác mà không vứt lung tung” để
nơi làm việc sạch sẽ, “tẩy sạch bụi mà không gây hƣ hại sản phẩm” đối với những sản
phẩm sẵn sàng, “kiểm tra và sửa chữa những trạng thái bất thƣờng”.
Seiketsu (săn sóc): „ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh ở mức cao”
Shitsuke (sẵn sàng): Không sửa đổi, nhƣng với những nhà máy mới thành lập
thì những quy tắc, quy định và tiêu chuẩn công việc phải đƣợc đặt ra trƣớc.
Bổ sung thêm vào quan điểm của Hajime Suzuki (2006), J. Michalska*, D.
Szewieczek (2007) cho rằng: để thực hiện 5S cần xuất phát từ bản thân của mỗi ngƣời
công nhân, dựa trên sự hiểu biết của chính họ để thực hiện và làm đ ng 5S ngay từ đầu.
Việc phát triển một “Check List” (danh sách kiểm tra) sẽ gi p cho tổ chức thực hiện và
đánh giá chính xác nơi làm việc của mình.
1.1.2. Vai trò của 5S.
5S đƣợc ứng dụng hầu hết trong các xí nghiệp Nhật Bản nhằm làm tăng khả
năng cũng nhƣ hiệu quả làm việc của con ngƣời. Nó đƣợc tin là một công cụ có thể
gi p tổ chức nâng cao hiệu quả môi trƣờng sản xuất bao gồm cả vệ sinh, sức khỏe, an
toàn và nhiều hơn nữa (Mohd Nizam Ab Rahman, 2010). N.Khamis & cộng sự (2009)
cho rằng 5S là một kỹ thuật đƣợc sử dụng để lập nên và duy trì một môi trƣờng chất
lƣợng trong tổ chức.5S giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động và không
khí làm việc trong tập thể, hoàn thiện môi trƣờng làm việc.Còn theo J. Michalska*, D.
Szewieczek (2007), phƣơng pháp 5S thƣờng đƣợc mở đầu trong chu trình cải tiến, nó
là một công cụ gi p cho quá trình phân tích tiến trình đƣợc diễn ra nhanh hơn, đồng
thời tạo ra sự sáng tạo, duy trì tổ chức gọn gàng, ngăn nắp. Kết quả của nó chính là
tăng hiệu quả của tổ chức, cải thiện chất lƣợng, giảm đƣợc các lãng phí trong sản xuất.

6

Phƣơng pháp 5S nhằm xây dựng ý thức cải tiến và tinh thần đồng đội của mọi
ngƣời tại nơi làm việc, gi p xây dựng và phát triển ý thức trách nhiệm và tinh thần tập
thể của các thành viên (Tạ Thị Kiều An, 2010).Tạo cho nơi làm việc đƣợc sạch sẽ,
ngăn nắp hơn, tăng cƣờng phát huy sáng kiến cải tiến của nhân viên, tạo điều kiện hỗ
trợ sẵn sàng cho công việc, gia tăng tính tự giác của nhân viên trong công ty. Thực hiện
tốt 5S góp phần vào việc thực hiện tốt các hoạt động: PQCDSM: P (Productivity) –
Tăng năng suất, Q (Quality) – Tăng chất lƣợng, C (Cost) – giảm chi phí, D (Dilivery) –
Giao hàng đ ng hẹn, S (Safety) – Đảm bảo an toàn, M (Morale) – Nâng cao tinh thần
(Hajime Suzuki, 2006).
Ngoài ra, J. Michalska*, D. Szewieczek (2007) còn chứng minh đƣợc vai trò to
lớn của việc thực hiện tốt 5S qua các giai đoạn:
Thực hiện tốt S1 (Sàng lọc): gi p tổ chức cải tiến đƣợc tiến trình bằng việc giảm
chi phí sản xuất, giảm tồn kho, sử dụng tốt hơn diện tích nơi làm việc và giảm việc làm
mất công cụ làm việc.
Thực hiện tốt S2 (Sắp xếp) gi p tổ chức cải tiến đƣợc tiến trình bằng việc tăng
hiệu suất và hiệu quả làm việc, giảm thời gian tìm kiếm công cụ cần thiết và tăng mức
độ an toàn trong lao động.
Thực hiện tốt S3 (Sạch sẽ): tăng hiệu quả làm việc của máy móc, duy trì sự sạch
sẽ và ngăn nắp, duy trì và cải tiến đƣợc hiệu suất làm việc của máy móc, duy trì nơi
làm việc sạch sẽ, dễ dàng để kiểm tra, phát hiện nhanh chóng mối đe dọa (nguồn gốc
gây ra sự nguy hiểm trong sản xuất), cải tiến môi trƣờng làm việc và đánh giá đƣợc
nguyên nhân của những tai nạn.
Thực hiện tốt S4 (Săn sóc): sẽ gia tăng sự an toàn và giảm ô nhiễm trong môi
trƣờng công nghiệp, xác định đƣợc nguyên nhân của mọi tiến trình.
Thực hiện tốt S5 (Sẵn sàng): tăng đƣợc nhận thức và tinh thần làm việc của cán
bộ công nhân viên trong tổ chức, giảm tối thiểu những lỗi về chất lƣợng, gia tăng sự

7

đồng lòng trong nhân viên, cải tiến tiến trình giao tiếp và mối quan hệ của toàn thể
nhân viên.
1.1.3.

Nguyên tắc để thực hiện 5S

 Cam kết của lãnh đạo: ở đây chỉ sự cam kết về việc chỉ đạo thực hiện, cam kết việc
cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực cho dự án và đặc biệt là việc cung cấp đầy đủ kinh
phí để duy trì dự án.
 Đào tạo và hƣớng dẫn cán bộ nhân viên trong công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa
cũng nhƣ phƣơng pháp để thực hiện.
 Sự tham gia của tất cả mọi ngƣời.
 Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong công ty để
đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.
1.2.

Các bƣớc thực hiện 5S.
Việc thực hiện 5S là không giống nhau giữa các doanh nghiệp.Có những doanh

nghiệp chẳng hạn nhƣ công ty CNC VINA thực hiện 5S bắt đầu với yếu tố đầu tiên là
S5 (Sẵng sàng) điều này có nghĩa là doanh nghiệp tập trung vào việc đào tạo nhận thức
cho ngƣời công nhân, khi công nhân có đủ nhận thức về vai trò cũng nhƣ lợi ích mà 5S
mang lại thì mới tiến hành thực hiện các bƣớc còn lại.Cũng có những doanh nghiệp
tiến hành theo đ ng trình tự từ S1 (Sàng lọc) tới S5 (Sẵn sàng) nhƣ công ty CNCTECH
hay Traphaco CNC. Tuy nhiên, dựa theo thực trạng hoạt động của Cửu Long, tác giả
đã tiến hành thực hiện 5S dựa theo tài liệu hƣớng dẫn của Tổng Cục Đo Lƣờng
TP.HCM và sẽ chia thành 2 giai đoạn thực hiện trong đó giai đoạn 1 bao gồm các
bƣớc: chuẩn bị, thông báo và tổng vệ sinh sơ bộ và giai đoạn 2 bao gồm các bƣớc: sàng
lọc sơ bộ, thực hiện 5S và đánh giá 5S.
Giai đoạn 1:
Bước 1: Chuẩn bị

8

Các bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S. Việc tìm hiểu này nhằm
mục đích tạo cho ban lãnh đạo cái nhìn sâu sắc về 5S (công dụng cũng nhƣ những lợi
ích mà 5S mang lại).Đây là một bƣớc quan trọng có tính chất quyết định đến việc thành
công của dự án 5S tại công ty bởi vì ban lãnh đạo là ngƣời trực tiếp truyền động lực
cho những ngƣời công nhân, họ cũng chính là ngƣời bố trí nhân lực và cung cấp tài
chính để thực hiện và duy trì dự án.
Cán bộ lãnh đạo sau khi đã hiểu hết về 5S cũng nhƣ những tiềm năng và rủi ro
khi thực hiện 5S thì bƣớc tìm hiểu kinh nghiệm về hoạt động 5S là một bƣớc tiến quan
trọng của tiến trình. Ở bƣớc này ban lãnh đạo sẽ đƣợc đi tham quan các mô hình 5S
thành công, đƣợc học hỏi và chia sẻ các kinh nghiệp về quá trình thực hiện, giảm thiểu
đƣợc những rủi ro thƣờng gặp có thể xảy.
Cam kết thực hiện 5S của ban lãnh đạo là bƣớc thành công đầu tiên cho cả
tiến trình. Nó thể hiện mong muốn cải tiến tổ chức, thể hiện niềm tin của giám đốc vào
dự án đồng thời tạo động lực thực hiện cho tất cả nhân viên.
Ban chỉ đạo 5S là những ngƣời đƣợc ban giám đốc lựa chọn để trực tiếp theo
dõi, quan sát, đánh giá các hoạt động 5S thực hiện tại công ty hàng ngày, hàng tuần,
hàng tháng và hàng quý.Tiến hành đạo tạo ban chỉ đạo 5S bằng cách thuê các chuyên
gia về 5S hƣớng dẫn ban chỉ đạo cách thức soạn thảo tài liệu, cách thực hiện và cách
đánh giá 5S.
Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo:
Việc thông báo chính thức về chƣơng trình đào tạo thực hiện 5S nhƣ là bƣớc
khởi đầu để phát động phong trào cho mọi ngƣời.Mục đích của việc này nhằm làm cho
công nhân hiểu đƣợc tầm quan trọng, ý nghĩa của chƣơng trình và những lợi ích mà
chƣơng trình có thể mang lại cho tổ chức, kêu gọi sự tích cực ban đầu của tất cả các
thành viên trong công ty.

9

Cũng trong ngày này, ban lãnh đạo sẽ đọc quyết định việc thành lập ban chỉ đạo
5S những thành viên của ban chỉ đạo và nhiệm vụ chính của ban chỉ đạo cho toàn thể
cán bộ công nhân viên.Tiếp đến sẽ tiến hành phân chia nhóm và phân công khu vực
phụ trách cho từng nhóm.Các nhóm đƣợc phân chia sẽ có trách nhiệm thực hiện
chƣơng trình tại khu vực mà mình phụ trách, đảm bảo đƣợc những yêu cầu mà ban
lãnh đạo đã đƣa ra.Để có th c đẩy tinh thần của các công nhân viên, ban chỉ đạo cũng
nhƣ nhân viên sẽ tạo ra các biểu tƣợng, băng rôn về 5S dán lên tƣờng và những vị trí
trong xƣởng.
Việc đào tạo công nhân trong xƣởng bƣớc đầu cho công nhân thấy đƣợc những
lợi ích mà thực hiện thành công 5S có thể mang lại.Các nguyên tắc cũng nhƣ công việc
hàng ngày cần phải làm để có thể đạt đƣợc những mục đích và mục tiêu đã đề ra ban
đầu.
Bước 3: Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh
Thực hiện tổng vệ sinh bƣớc đầu sẽ gi p cho cán bộ công nhân viên cảm thấy
hứng th với nội dung mới này, gia tăng nhận thức về việc cần thiết phải tạo một môi
trƣờng làm việc sạch sẽ trong công ty, xác định sơ bộ đƣợc những loại vật liệu cần thiết
phải dọn dẹp, xử lý hay tiêu hủy…Để công việc có thể tiến hành một cách thuận tiện
ban lãnh đạo sẽ cung cấp thêm các công cụ cần thiết cho công việc làm sạch đồng thời
các nhóm có thể đề xuất những công cụ để hỗ trợ thêm cho công việc của mình.
Giai đoạn 2: Thực hiện 5S.
Bước 4: Bắt đầu bằng Sàng lọc
Sau ngày tổng vệ sinh cần tiến hành sàng lọc sơ bộ dựa theo các tiêu chuẩn đã
lập ra.Tập trung vào việc phân loại những vật liệu cần thiết phải giữ lại và những vật
liệu cần loại bỏ. Hoàn thiện các tiêu chuẩn sàng lọc để thuận lợi hơn cho quá trình thực
hiện sau này.

10

Bước 5: Thực hiện Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton) và Sạch sẽ (Seiso)
Sàng lọc (S1): thực hiện sàng lọc dựa theo các tiêu chuẩn đã đƣa ra và tiến hành
phân loại các vật dụng.Tiêu chuẩn cho sàng lọc đƣợc xây dựng dựa theo nghiên cứu
của Dario &cộng sự (2008) là dựa vào tần suất sử dụng của thiết bị, dụng cụ hay các
mặt hàng trong xƣởng để đánh giá sự quan trọng hay cần thiết của nguyên vật liệu này,
từ đó bố trí cách tổ chức và thanh lý những trang thiết bị, dụng cụ này.
Bảng 1.1 Nguyên tắc tổ chức nguyên liệu trong công ty
Tần suất

Miêu tả

Phƣơng pháp tổ
chức

Không thể sử dụng.

Bị hỏng hoặc bị lỗi không
thể sử dụng.

Hiếm khi sử Đƣợc sử dụng một năm
thể
dụng.
một lần.
Nguyên đƣợc Thỉnh thoảng Đƣợc sử dụng từ 1-2
liệu
sử
sử dụng.
lần/tháng.
dụng. Thƣờng
Đƣợc sử dụng 1 tuần /lần
xuyên
sử
dụng.
Sử dụng hằng ngày, hàng
giờ

Loại bỏ
Đặt ở các vị trí xa nơi
làm việc.
Lƣu trữ nơi làm việc
Lƣu trữ gần nơi sản
xuất
Lƣu trữ gần nơi sử
dụng

Kết hợp với bảng nguyên tắc trên thì sử dụng thẻ thẻ đỏ và thẻ vàng vào để gắn lên
các vật dụng, nhằm xác định thời gian và cách thức xử lý với những trang thiết bị
này.Một điểm cần lƣu ý, trƣớc khi thực hiện sàng lọc, cần chụp lại tất cả các hình ảnh
của trƣớc khi sàng lọc để dùng làm tài liệu so sánh với hình ảnh sau khi sàng lọc nhằm
xác định đƣợc kết quả của thực hiện 5S.

11

THẺ VÀNG

THẺ ĐỎ

Tên vật dụng:………………
Trạng thái:…………………
Quyết định:………………
Lý do:……………………
Ngày kiểm tra:……………
Ngày xử lý:………………
Tên ngƣời điều tra:………
Chữ ký:…………………

Hình 1.1 Mẫu thẻ đỏ và thẻ vàng
Sắp xếp (S2): sau khi thực hiện sàng lọc, các nhóm sẽ tiến hành sắp xếp sao cho
khoa học và trật tự, dễ tìm và dễ thấy nhất, có nghĩa là đặt vật ở những vị trí mà mọi
ngƣời có thể dễ dàng tìm thấy ch ng. Các nhóm khi sắp xếp tuân thủ theo 4 nguyên tắc
của Dario (2008),
-

Quyết định những vật gì nên đƣợc sắp xếp.

-

Xác định nên có bao nhiêu vật đƣợc sắp xếp.

-

Quyết định nên sắp xếp ở đâu.

-

Xác định cách bố trí để sắp xếp.

Và sử dụng 4 nguyên tắc trên để tiến hành thực hiện sắp xếp cho ít nhất 3 loại sau:
-

Không gian nhƣ tƣờng, kệ, nền nhà, lối đi.

-

Nguyên vật liệu sản xuất.

-

Các trang thiết bị nhƣ máy móc, công cụ, bàn, ghế, tủ...

Sắp xếp đƣợc thực hiện ở cả 3 loại trên bằng cách sử dụng điểm và dấu hiệu. Điểm
và dấu hiệu đƣợc sử dụng trên tƣờng, lối đi hay trên nền nhà. Sử dụng sơn để vẽ những
đƣờng trên nền nhà, phân biệt các khu vực với nhau đặc biệt là vị trí sắp xếp nguyên

12

vật liệu theo một nguyên tắc thƣờng đƣợc sử dụng để sắp xếp đó là FIFO (First in, first
out).
Sạch sẽ (S3): làm sạch nơi làm việc là một yêu cầu quan trọng trong quá trình tạo
môi trƣờng làm việc an toàn và thoải mái, sạch sẽ ở đây không chỉ là làm sạch đơn
thuần mà làm sạch một cách an toàn, không gây hƣ hại tới những thiết bị khác.Sạch sẽ
là một quan điểm đó là xem xét đánh giá sự dơ bẩn và lộn xộn tại nơi làm việc và xây
dựng một văn hóa làm sạch tại tổ chức.Theo nghiên cứu của Dario & cộng sự (2008),
có 3 cấp độ làm sạch.Ở cấp độ làm sạch thứ nhất, tức là làm sạch bằng cách quét dọn,
lau chù sạch nền nhà, các nhóm đƣợc phân công quản lý từng khu vực sẽ tự phân chia
và thực hiện hàng ngày.Ở cấp độ làm sạch thứ hai, là làm sạch máy móc, trang thiết bị
tại nơi làm việc. Ở cập độ này, các nhóm cần phải lên kế hoạch làm sạch máy móc,
không để bụi bẩn làm ảnh hƣởng tới quá trình hoạt động và năng suất của.Ở cấp độ thứ
ba là làm sạch và tìm ra nguyên nhân của sự dơ bẩn bằng việc thiết lập một bảng biểu,
liên tục kiểm tra để loại trừ những nguồn dơ bẩn này.
Bước 6: Đánh giá định kỳ
Đánh giá nhằm xem xét đƣợc hiệu quả của các hoạt động 5S.Kịp thời động viên
các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến cải tiến.Phát hiện
những khu vực hạn chế để có những cải tiến thích hợp.
Để công việc đánh giá đƣợc tiến hành một cách có hiệu quả thì ban chỉ đạo 5S
cần thực hiện theo những bƣớc sau:


Bƣớc chuẩn bị
Ở bƣớc này đoàn đánh giá cần đƣợc thành lập và đƣa ra đƣợc một chƣơng trình

đánh giá.Trong giai đoạn đầu, phƣơng pháp quan sát thƣờng đƣợc sử dụng, các báo cáo
bằng hình ảnh trƣớc và sau khi thực hiện qua các giai đoạn khác nhau là tài liệu quan
trọng để đánh giá hiệu quả thực hiện.Đồng thời chuẩn bị các tài liệu liên quan: phiếu

13

kiểm tra, mẫu báo cáo, phiếu hỏi và một số phƣơng tiện cần thiết: máy ảnh, máy quay
phim…


Tiến hành đánh giá
Dựa theo những kết quả thu đƣợc bằng việc quan sát và thu thập thông tin, hình

ảnh, nhóm đánh giá sẽ tiến hành đánh giá và xếp loại.Công bố kết quả đánh giá cho
toàn bộ công nhân viên.Đƣa ra hƣớng giải quyết và khắc phục cho vấn đề gặp phải,
tuyên dƣơng những nhóm có kết quả thực hiện tốt.


Khen thƣởng
Để đạt kết quả tốt hơn và có hiệu quả về mặt tâm lý, ban tổ chức cần đƣa ra các

phƣơng pháp khen thƣởng sao cho có thể khuyến khích mà không làm nản chí các nhân
viên và các phòng ban tham gia.
1.3.

Mô hình 5S ứng dụng tại các doanh nghiệp.

1.3.1. Mô hình 5S
Mô hình thực hiện 5S là cách thức thực hiện 5S tại các tổ chức nhằm đạt đƣợc
những mục tiêu đề ra.Từ nghiên cứu của Dario Prankecivius (2008) về việc thực hiện 5S
tại công ty ZadePark (Brazil) đƣa ra đƣợc mô hình thực hiện 5S tại tổ chức nhƣ sau:

14
SEISO (SẠCH
SẼ)

SEITON
(SẮP
XẾP)

SHITSUKE
(SẴN SÀNG)

SEIRI (SÀNG
LỌC)

VẬT DỤNG
CẦN DÙNG

Thƣờng
dùng

Đặt gần
điểm sử
dụng

Thỉnh
thoảng
mới
dùng
đến
Đặt cách
xa điểm
dùng
một ít.

Không
dùng
nhƣng vẫn
phải giữ

Đặt riêng
trong kho có
nhận dạng rõ
ràng

Không
có giá trị
và để
thanh lý

Vứt bỏ
ngay lập
tức

SEIKETSU
(SĂN SÓC)

VẬT DỤNG KHÔNG
CẦN DÙNG

Có một
ít giá trị
bán đƣợc

Không có
giá trị
nhƣng
thanh lý
tồn tiền

Bán cho
những ai
trả giá
cao.

Thanh lý
sao cho
vừa rẻ
vừa an
toàn.

1.3.2. Đánh giá thực hiện 5S.
Mỗi tổ chức thƣờng đƣa ra một cách đánh giá khác nhau dựa trên mục tiêu và
nguyên tắc thực hiện nhƣ đánh giá bằng hình ảnh, biểu đồ... tác giả đã đƣa ra đánh giá
cho việc thực hiện 5S bằng việc kiểm soát hình ảnh, kết hợp với quan sát, dùng bảng
đánh giá và thực hiện đánh giá theo định kỳ ít nhất 1 tháng/lần.

15

1.4.

Quy trình nghiên cứu ứng dụng 5S vào trong doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu

Quan sát
thực tế và
tài liệu sẵn


Khảo sát
công nhân
viên.

Vấn đề/giải pháp

Phỏng vấn ban giám đốc về
giải pháp

Mong muốn

Tính khả
thi.

Thực hiện, đo lƣờng và đánh
giá kết quả.

Kết luận &
kiến nghị.

Dựa trên mục tiêu nghiên cứu, tác giả đã tham khảo những tài liệu sẵn có về công
ty, tiến hành quan sát thực nghiệm để tìm hiểu vấn đề, sau đó dùng bảng câu hỏi để
phỏng vấn công nhân viên tại xƣởng sản xuất để xác định cụ thể vấn đề hiện tại mà
công ty đang gặp phải, phân tích các vấn đề, đƣa ra giải pháp và quy trình thực hiện
giải pháp. Sau đó, phỏng vấn ban giám đốc về mong muốn khi thực hiện giải pháp và